Eine Software Schulung für Ihre Mitarbeiter? Eine hervorragende Idee!

Mitarbeitende müssen geschult werden, um den richtigen Umgang mit einer neuen Software zu lernen. Genau hierfür ist die Software Schulung da. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese erfolgreich erstellen.

Als Unternehmen ist es wichtig, in die Köpfe der Mitarbeitenden zu investieren. Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter:innen

Gerade bei der Einführung neuer Software tun sich manche Personen schwer, sich an neues zu gewöhnen. Sie schieben eventuell den Prozess vor sich her, wehren sich innerlich gegen das neue Programm und kommen nicht von den alten Gewohnheiten weg.

Deshalb ist es kontraproduktiv, wenn man den Mitarbeiter:innen sich selbst überlässt. Auch eine Rundmail mit Zusammenschrieb der wichtigsten Funktionen ist nicht sehr einladend.

Was sich lohnt: Eine Software Schulung aufzusetzen.

TechSmith liefert uns eine Schulung für die Bildschirmaufnahme-Software Camtasia.

Doch wie setzen Sie die Software Schulung am besten auf, welche Möglichkeiten bieten sich Ihnen und was sollten Sie beachten? Genau das werden wir jetzt besprechen. Starten wir mit einer Definition des Begriffs.

Was ist eine Software Schulung?

In einer Software Schulung bringen Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein Computerprogramm bei. Dies findet zum Beispiel bei einer neuen Software, neuen Mitarbeitenden oder Updates in einem bereits verwendeten Programm statt.

Am Ende der Software Schulung hat der oder die Mitarbeiter:in einen Überblick über das Programm. Zusätzlich weiß sie, wie sie bestimmte Use Cases abarbeiten kann. Sprich, der gängige Umgang mit der Software. Für darüber hinausgehende, spezifische Fragen halten die meisten Programme eine Hilfefunktion, Dokumentation oder ein Wiki bereit.

Die Software Schulung an sich findet entweder als Präsenzveranstaltung oder als E-Learning statt.

Streng genommen müsste man die Präsenzveranstaltung bereits als Blended Learning bezeichnen, da über ein digitales Medium (das Gerät mitsamt Software) gelernt wird. Häufig wird dies jedoch erst getan, wenn während der Präsenzschulung die Teilnehmenden Lerninhalte am Computer selbst, in eigenem Tempo ansehen oder bearbeiten.

HRworks gibt einen Einblick in Ihre Software Schulungen vor Ort.

Wenn Sie sich für eine Präsenzschulung entscheiden, versammeln sich also alle Teilnehmenden an einem Ort. Es kann leicht ein Austausch mit anderen stattfinden, in einer Fragerunde, Pause oder Gruppenarbeiten. Ferner ist es möglich, sich zu jeder Zeit von dem oder der Vortragenden bei einer Aufgabe oder Frage helfen zu lassen.

Bei einer virtuellen Präsenzschulung ist es Ihnen ebenfalls möglich, einen Austausch umzusetzen. Hier bieten verschiedene Plattformen Video-Chat-Räume und sogar virtuelle Pausenräume an.

Benötigt ein:e Teilnehmer:in Hilfe, kann er oder sie seinen Bildschirm teilen. Der oder die Vortragende kann die Kontrolle für die Maus beantragen und der Person so zeigen, was getan werden muss. Oder aber er begleitet die Person mündlich durch das Programm.

Dann gibt es noch die orts- und zeitunabhängig stattfindenden Schulungen. Hier durchlaufen die Teilnehmer:innen ein E-Learning in eigenem Tempo. Er sieht sich beispielsweise Lernvideos an, die Aufnahmen der Software zeigen.

Ein aufgenommener Vortrag ist ebenfalls denkbar. Quizze und Gamification-Elemente lockern die Schulung auf und steigern die Lerneffizienz.

Doch wie erstellen Sie am besten den Inhalt einer Software Schulung für Ihre Mitarbeiter:innen und deren Arbeit?

So erstellen Sie die Software Schulung.

Egal, ob online E-Learning oder Präsenzveranstaltung, jede Planung einer Software Schulung beginnt mit der Definition der Lernziele und Zielgruppe:

Lernziele, Zielgruppe und Use Cases festlegen.

Die Definition ist wichtig, damit Sie bei der Erstellung Ihrer Schulung nicht am Ziel vorbei arbeiten. Eine Schulung kann noch so schön konzipiert sein, wenn Sie am Ende nicht die gewünschten Lerninhalte erfolgreich vermitteln kann, ist sie wertlos.

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Recherchieren Sie daher, wer später an der Software Schulung teilnehmen soll. Welche Mitarbeiter:innen werden das Tool im Einsatz haben. Aus welchen Abteilungen und Bereichen kommen diese Personen?

Kann eine gewisse Grundkenntnis und ein Verständnis im Umgang mit Computerprogrammen vorausgesetzt werden? Oder müssen die Personen mit PC-Bedienungs-Grundlagen abgeholt werden.

Definieren Sie Anwendungsfälle, bei denen die Software zum Einsatz kommen wird. Für welche Use Cases benötigen die Mitarbeiter:innen das Programm? Was genau soll abgebildet und vermittelt werden?

Stellen Sie ein Team zusammen.

Im Anschluss stellen Sie ein Team zusammen, dass die Schulung erstellt. Wenn Sie diese extern erstellen lassen, benötigen Sie ebenfalls Ansprechpartner:in in Ihrem Unternehmen, die die benötigten Informationen zusammentragen.

Ein:e Autor:in oder ein Autorenteam erstellt den E-Learning-Kurs oder die Materialien für die Präsenzveranstaltung.

Die Rolle des Auditors vergeben Sie, damit die erstellten Inhalte geprüft werden können. Es findet eine Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit der Materialien statt. Ebenfalls wird geschaut, ob die zuvor festgelegten Lernziele erreicht werden.

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Als nächstes gibt es die Assistent:innen-Rolle. Dieser übernimmt den Ablauf der Software Schulung im Hintergrund. Er fügt zum Beispiel neue Mitglieder zum Training hinzu und sorgt dafür, dass jeder die richtigen Zugangs- und Testdaten besitzt.

Zuletzt müssen Sie eine oder mehrere Trainer:innen festlegen. Diese begleiten die Teilnehmer:innen während der Schulung. Sie beantworten Fragen, geben Hilfestellungen und korrigieren gegebenenfalls bearbeitete Aufgaben. Dies kann real in einem Raum oder virtuell stattfinden. Ebenfalls möglich ist eine durch künstliche Intelligenz gesteuerte Hilfe, wie ein Chat Roboter.

Wählen Sie die Art der Schulung.

Wenn das künftige Team steht, oder vielleicht sogar davor, legen Sie fest, wie die Software Schulung ablaufen soll.

Möchten Sie zum Beispiel einen online E-Learning-Kurs mit einzelnen Lerneinheiten erstellen? Schwebt Ihnen eine How-to-Video-Reihe auf Ihrer Intranetseite vor, mit anschließender Livestreaming-Fragerunde? Oder möchten Sie komplett auf eine Präsenzschulung setzen?

Das Format entscheidet, ob Sie die Schulung mit eigenen Kenntnissen erstellen können oder Externe beauftragen werden.

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Eine Videoagentur kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, den Umgang mit der Software aufzuzeichnen. Sie können mit ihrem Equipment qualitativ hochwertige Aufnahmen erreichen und diese mit Animationen, Text-Overlay und Gamification-Elementen ergänzen.

Mit der Erstellung der Software Schulung beginnen.

Jetzt geht es mit der Erstellung Ihrer Schulung los. Bilden Sie die zuvor definierten Use Cases ab. Was muss die Teilnehmer:in später in dem Programm erledigen und wie gelangt er dorthin.

Nehmen Sie den Weg als Video oder Screenshot auf. Selbst, wenn Sie ihn später live zeigen möchten, sollten Sie als Trainer:in die zu zeigenden Inhalte für sich selbst festhalten. Sie können ebenfalls ein Skript schreiben, das Sie an die wichtigsten Punkte erinnern wird.

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Erstellen Sie zunächst eine Testversion und holen Sie sich Feedback von einer Testgruppe. Diese durchläuft die Schulung und zeigt Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf. Anschließend können Sie die Software Schulung so anpassen, dass Sie möglichst viele Mitarbeitende weiterbringt und alle die gesetzten Lernziele erreichen können.

Im Allgemeinen empfehlen wir, dass Sie auf die folgenden fünf Punkte achten.

5 Tipps für die Schulung einer Software.

Als nächstes haben wir 5 Tipps für Sie, damit Sie mit Ihrer Software Schulung glänzen können. Starten wir direkt mit Tipp Nummer Eins:

#1 Erstellen Sie einen kontinuierlichen Trainingsplan.

Für die Schulung einer Software sollten Sie einen kontinuierlichen Trainingsplan erstellen. Dieser ist zugeschnitten auf den Leistungsstand der zu schulenden Personen, sowie die Lernziele.

Mit dem Trainingsplan wissen sowohl die Teilnehmenden als auch die Trainer:innen, was von ihnen erwartet wird. Manchen Personen fällt es leichter zu lernen, wenn die Ziele und ein klarer Rahmen bekannt sind.

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Beantworten Sie also vorab klar und deutlich, was behandelt wird und wo die Software später im Geschäftsalltag zum Einsatz kommen soll.

Anhand der definierten Lernziele lässt sich später auch der Erfolg der Software Schulung messen. Hier teilen Sie zum Beispiel Prüfungsunterlagen aus, lassen diese online ablaufen oder setzen auf ein E-Learning Quiz.

Ein Trainingsplan detailliert die verschiedenen Schritte der Schulung genau, sodass er über mehrere Schulungen hinweg in Zukunft verwendet werden kann.

#2 Zeit für Train the Trainer.

Unter dem Begriff “Train the Trainer” finden Sie verschiedene Aus- und Weiterbildungen, um Trainerkompetenzen zu erwerben. Es kann sich nämlich lohnen, eigene Mitarbeiter:innen als Trainer:in für die Software Schulung auszubilden.

Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie bereits wissen, dass die Schulung mehrmals über einen längeren Zeitraum hinweg für verschiedene Personengruppen stattfinden soll. Anstatt einen externen Trainer einzukaufen, bilden Sie stattdessen eigenes Personal aus.

EPM besprechen, was es mit dem Train the Trainer Modell auf sich hat.

Unser Tipp an dieser Stelle ist, dass die Schulung zur Trainer:in nicht die komplette Miete ist. Es kann passieren, dass die Person mit ihrem Pensum zusätzlich zu ihren alltäglichen Arbeitsaufgaben überfordert ist.

Sorgen Sie daher dafür, dass der oder die Trainer:in oder für den Zeitraum der Schulungs-Begleitung von anderen Aufgaben und der Arbeit freigeschaufelt wird. Aufgaben müssen offiziell auf andere Personen übertragen werden. Empfohlen wird, eine Kapazität von 30% für die Schulungsaufgaben freizuhalten.

#3 Der Mauszeiger sollte gut sichtbar sein.

Wenn Sie Lernvideos für die Software Schulung erstellen oder den Einsatz von Screenshots planen, sollten Sie darauf achten, dass der Mauszeiger ausreichend sichtbar ist.

Sie haben bei den meisten Betriebssystemen die Möglichkeit, den Mauszeiger zu vergrößern. Bei macOs und Windows finden Sie diese Einstellung in den Systemeinstellungen.

Was ebenfalls möglich ist: Sie können den Cursor farbig hinterlegen. So fällt er auch vor hellen Hintergründen und bei schnellen Bewegungen gut auf. In diesem Video sehen Sie den Effekt am Beispiel von Windows 10:

So passen Sie Ihren Mauszeiger für Software Schulungen an, gezeigt von ProblemLöserTV.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass Ihr Mauszeiger nicht flackert oder flimmert. Der Fehler könnte im Zwischenspeicher des Rechners liegen. Starten Sie den PC neu, um zu sehen, ob das Problem behoben ist.

Andernfalls kann es an nicht installierten Updates liegen. Sehen Sie nach, ob Sie Ihren Grafiktreiber aktualisieren müssen. Aber auch Betriebssystem-Updates sind wichtig.

Wenn das nicht hilft, gehen Sie in die Einstellungen der Grafikkarte. Hier finden Sie die Bildschirmaktualisierungsrate. Wählen Sie 60 Herz aus.

Hier zeigt MDTechVideos wie Sie unter Windows benötigte Treiber automatisch installieren können.

Anschließend können die Teilnehmer:innen Ihren Erklärungen perfekt folgen.

#4 Vermeiden Sie Redundanzen in Ihrer Software Schulung.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie nicht dieselben Dinge mehrmals sagen oder als Text in den Lernmaterialien mitliefern.

Redundanzen verschlechtern die Klarheit und Verständlichkeit eines Textes, indem sie ihn unnötig verlängern und unübersichtlich machen. Vermeiden Sie daher überflüssige Füllwörter und Formulierungen.

Wenn Sie sich bei der Vermittlung der Informationen auf wesentliche Formulierungen konzentrieren, halten Sie leichter die Aufmerksamkeit des oder der User:in. Dieser versteht Ihr Erklärtes leichter, kann der Schulung besser folgen und ist so motivierter, am Ball zu bleiben.

#5 Bestehen Sie auf dem einfachsten Weg.

Jeder lernt anders und legt sich Möglichkeiten, mit einer Software umzugehen anders zu recht. Es kann so verschiedene Wege geben, um in einem Programm von A nach B zu gelangen.

Wir empfehlen, dass Sie den kürzesten, effizientesten Weg zeigen und auf diesem bestehen. Wenn die Mitarbeiter:innen diesen verstehen und verinnerlichen, sparen sie später Zeit für unnötige Umwege.

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Außerdem ist ein kurzer Weg oft leichter zu merken als einer, der um mehrere Ecken gedacht stattfindet.

Loben Sie die Teilnehmer:innen für die Eigeninitiative, einen Lösungsweg gefunden zu haben. Machen Sie jedoch deutlich, warum der in der Software Schulung gezeigte, der besser ist und auch so praktiziert werden sollte.

Beispiele einer Software Schulung.

Eine Software Schulung kann mit einer einfachen Wiedergabeliste von Lernvideos realisiert werden. Hier sehen Sie solche Playlisten auf YouTube:

Auf einer Video-Hosting-Plattform wie YouTube können Sie Ihre Schulung online stellen.

Wenn die Inhalte des Trainings nicht sensibel sind, können Sie diese auf einer kostenlosen Video-Plattform bereitstellen. Gerade, wenn es um die Bedienung einer unternehmenseigenen Software geht, kann dies auch für Kund:innen interessant sein. Je mehr Aufrufe die Videos erhalten, desto eher werden sie potenziellen Neukund:innen angezeigt.

Andernfalls wählen Sie eine private Hosting-Plattform wie Wistia, Sprout Video, Vidyard oder Brightcove.

Als nächstes existieren Web-basierte Trainings. In dem folgenden Mitschnitt können Sie sehen, wie die Adobe Captive Software während eines Webinars erklärt wurde:

Vermont Agency of Human Services geben eine Einführung in das E-Learning Tool Adobe Captivate.

In dem Mitschnitt wird das gesamte Programmfenster angezeigt. Um es den Zuschauenden einfacher zu machen, können Sie an gerade zu erklärende Bereiche heranzoomen. Einen Prozess mit nacheinander folgenden Schritten können Sie ebenfalls über eine Animation oder Grafik visualisieren.

Diese Video für ein Web-basiertes Training für Bosch enthält solche Visualisierungselemente:

Setzen Sie auf einen Mix aus Realdreh und Animation, um die Lernmotivation des Teilnehmers zu steigern.

Manche Schulungen verwenden zusätzlich Sound-Elemente, mit deren Hilfe sie die Aufmerksamkeit des Lernenden lenken. In dem folgenden App Video, ist zum Beispiel das Navigieren in einer Liste mit einem Ton hinterlegt. Ferner werden Screen Captures der Software mit Animationen und Text angereichert:

Dieses Video kombiniert Screen Captures mit Animationen und Begleittexten.

Es ist Ihnen also möglich, eine Software per einfachem Screen Capture aufzunehmen oder Sie können die Szenen mit Text, Animationen, Grafiken und Sound anreichern.

Richten Sie sich dabei nach Ihrem Branding, der Zielgruppe und der Komplexität der zu vermittelnden Lerninhalte.

Software Schulungen bieten viele Vorteile.

Die Funktionsweise einer Software können Sie Ihren Mitarbeiter:innen auf den unterschiedlichsten Wegen vermitteln. Angefangen über eine reine Präsenzveranstaltung über Blended Learning bis hin zum E-Learning.

Wenn wir Ihnen bei der Erstellung der Lernvideos behilflich sein können, melden Sie sich gerne!

Wir stellen sicher, dass die Aspekte der Software professionell, hochwertig und verständlich aufgenommen werden. Nach Wunsch reichern wir die Aufnahmen mit E-Learning-Elementen an und kreieren so die perfekte Schulung für Ihre Mitarbeiter:innen. Kontaktieren Sie uns gerne ganz frei und unverbindlich »