E-Learning vs. Präsenzschulung: Wir besprechen, warum Online-Lernende weniger Zeit für's Lernen benötigen und, wie Sie davon profitieren können.
Diesem Artikel liegt eine Folge des Corporate Learning Podcasts zugrunde. In dieser berichtet ein Mitarbeiter:innen des Unternehmens Schmalz über ihre Erfahrungen mit der Lernzeit in Bezug auf E-Learnings und Präsenzveranstaltungen. Der Sprecher, Eckart Fischer, ist bei dem Maschinenbaukonzern für den Wissenstransfer zuständig.
Prospektiv erklärt einen wichtigen Teil des Wissenstransfers, die Sicherung von Erfahrungswissen.
Wissenstransfer bedeutet zum Beispiel, wie in dem Video geschildert, dass Wissen innerhalb eines Unternehmens von erfahrenen (eventuell auch ausscheidenden) Mitarbeiter:innen auf neue Mitarbeiter:innen übertragen werden soll. Hier geht es nicht nur um spezielles Fachwissen, sondern auch um den Erfahrungsschatz, den sich Einzelne im Laufe der Zeit erarbeiten haben.
Herr Fischer bespricht in dem Podcast einen weiteren Bereich des Wissenstransfers: wenn Wissen vom Unternehmen an Mitarbeiter:innen direkt weitergegeben werden soll.
Konkret geht es um zwei Themen:
- Die Einführung neuer Produkte.
- Die Einarbeitung neuer Vertriebskolleg:innen.
Im Folgenden besprechen wir, wie sie mit Online-Trainings eine erhebliche Verkürzung der Lernzeit dieser Wissensvermittlungen erreichen konnten.
Zusätzlich zu dem Bericht von Schmalz geben wir Ihnen Tipps, wie Sie ebenfalls kürzere Lernzeiten für Ihre Mitarbeiter:innen erreichen können.
E-Learning als Lösung zum Problem.
Zunächst einmal sollten Sie E-Learning als Lösung für ein Problem betrachten und nicht als ein Tool, das Sie unbedingt benötigen.
Es geht nicht darum, E-Learning einzuführen. Das Ziel sollte sein, ein Problem zu verstehen und zu lösen. Überlegen Sie, wo bei Ihnen im Unternehmen Wissenstransfer stattfindet.
Was geht bei Ihrem Wissenstransfer schief? Wo gibt es Verbesserungspotenziale und welche Bereich werden eventuell noch gar nicht abgedeckt?
Soll ein neuer Wissenstransfer eingeführt werden? Auch dann können Sie natürlich von Anfang an auf Online-Trainings setzen, um Ihre Mitarbeiter:innen so effektiv wie möglich zu schulen.
In dem Fall der J. Schmalz GmbH ging es darum, einen bereits bestehenden Prozess zum Wissenstransfer im Vertrieb zu verbessern. Bei der Einführung eines neuen Produkts wurde für die Vertriebskolleg:innen ein Flyer zur Information erstellt. Diesen erhielten die Vertriebler:innen per E-Mail und sollten sich das Wissen auf diesem Weg aneignen. Anschließend wurde erwartet, dass sie das neue Produkt bei ihren Kunden vorstellen.
Eine Live-Demonstration des neuen Produktes fand in der Zentrale im Rhythmus von 2 Jahren statt. Flyer wurden jedoch ca. alle 8 Wochen verschickt.
Es kam vor, dass Vertriebler:innen diese zwei Jahre auf ein Präsenztraining warten mussten. Solange legten sie teilweise das Thema für sich auf Eis und warteten damit, dass neue Produkt beim Kunden anzubieten.
Schmalz setzten sich zum Ziel, den Wissenstransfer zu verbessern, sodass insgesamt weniger Zeit verstreicht bis das neue Produkt erfolgreich verkauft wird. Das Wissen sollte nachhaltig in den Köpfen der Kolleg:innen verankert werden. E-Learning bietet genau diese Möglichkeiten.
Wegfall von Reisezeit.
Bei einem E-Learning im Vergleich zu einer Präsenzschulung fallen die Reisezeiten weg. Insbesondere bei Unternehmen mit verteilten Standorten kann dies entscheidend sein.
Schmalz ist international tätig und lud daher Vertriebskolleg:innen aus weltweit verteilten Standorten zu den Schulungen in der Zentrale ein. Dieser Reiseweg fällt bei einem Online-Training weg.
Die Person setzt sich an den Rechner und schon kann es losgehen.
Kürzere Schulungen und Trainings.
Als nächstes hilft Ihnen das Online-Format dabei, die Dauer eines Trainings oder einer Schulung zu verkürzen.
E-Learning in kurzen Einheiten - perfekt für zwischendurch.
Sie können sich vielleicht auch noch an Ihr letztes Präsenztraining mit einer PowerPoint-Präsentation erinnern. Die vortragende Person legt eine Folie auf, die Sie bereits innerhalb von 10 Sekunden erfasst und verstanden haben.
In dieser Zeit hat die Person noch nicht einmal angefangen zu sprechen. Wenn sie gut ist, wird sie eine Hintergrundgeschichte, wichtige oder interessante Fakten haben, die sie ergänzend zu den Folien nennt. Das Ganze zieht sich jedoch in die Länge und tatsächlich gilt: das Wissen könnten Sie Ihren Mitarbeiter:innen auch in einer erheblich kürzeren Zeit vermitteln.
Wir können viel schneller erfassen, als die Person sprechen kann.
Eckart Fischer nennt in der Podcast einen Fall, bei dem er ein Webinar von 45 Minuten auf ein 12-minütiges Tutorial kürzen konnte. Und zwar ging es um eine neue Plattform für Vertriebskolleg:innen, die es zu erklären galt.
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Seine Überlegung zu dem Zeitpunkt war, dass sich später in das Unternehmen eintretende Kolleg:innen keine Aufzeichnung eines so langen Webinares anschauen würden. Er wollte die Inhalte erneut und dafür kompakter aufnehmen. Heraus kam ein 12-minütiges Tutorial.
Das liegt daran, dass Sie sich für die Erstellung über jeden Satz genau Gedanken machen. Sie entscheiden, was und wie Sie etwas sagen möchten. Bei der Erstellung eines Online-Trainings gibt es ein genaues Skript. Ferner hilft ein Editier-Prozess nach der Videoaufnahme (oder Erstellung bei Animationen) bei einer weiteren Komprimierung. Sie gewinnen Zeit, ohne Abstriche bei dem Wissenstransfer machen zu müssen.
Eine kürzerer Prozess des Wissenstransfers.
Herr Fischer fand also heraus, dass er die Inhalte einer Präsenzschulung in wesentlich kürzerer Zeit (12 Minuten statt 45) als Online-Training vermitteln konnte.
Es wurde darüber nachgedacht, auch die Schulung der Vertriebskolleg:innen zu neuen Produkten nicht mehr über E-Mail-Flyer und Präsenzschulungen, sondern per Online-Training abzuhalten.
Mit der Einführung der Online-Kurse konnte eine Verkürzung des Wissenstransfers von 2 Jahren auf 4-6 Wochen erreicht werden!
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Wir erinnern, dass die Präsenzveranstaltung in der Zentrale zur Live-Demonstration nur im Rhythmus von zwei Jahren stattfanden konnte. Dem entgegen steht jetzt ein Online-Training, das Lernende in vier bis sechs Wochen absolvieren.
Nach Abschluss des Trainings konnte bereits im CRM-System gesehen werden, dass Vertriebler:innen das neue Produkt bei Kunden vorstellen.
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Ein anderer Fall war eine Vertriebstagung, die 5-6 Stunden Wissen vermittelte. Die Lerninhalte der Tagung konnten auf ein E-Learning übertragen werden, welches Lernende im Durchschnitt in 30-40 Minuten absolvieren. Anschließend folgt ein Abschlusstest mit 8-12 Fragen. Die Abschlussquoten des E-Learnings im Vergleich zur Tagung waren dabei nach Aussage von Fischer so gut wie identisch.
Mit dem Online-Lernformat konnte eine Lehrzeitverkürzung um etwa 70% erreicht werden.
Zu erwähnen ist außerdem die Verhaltensänderung. Vertriebler:innen fühlen sich sicher, das neue Produkt bei den Kunden vorzustellen. In den Besuchsberichten, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen kann der Weg vom Training bis hin zum Verkauf neuer Produkte nachvollzogen werden und dieser ist nun erheblich schneller als zuvor.
Näher am Geschehen mit dem Online-Training.
Ein weiterer Vorteil der Wissensvermittlung online kann tatsächlich auch die bessere Praxis sein! Das mag im ersten Moment verwirrend klingen.
Bei einer Präsenzveranstaltung erwarten wir, dass Lernende praktische Übungen durchführen und Produkte zum Beispiel aus nächster Nähe betrachten können. Das kann jedoch nicht immer gewährleistet werden - online schon.
Nehmen wir eine größere Gruppe, bei der aus Zeitdruck nur eine Person ausprobieren darf. Diese steht vorne bei der vortragenden Person und assistiert.
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Ein anderer Fall: Sie sitzen in der vorletzten Reihe oder haben eine große Person vor sich und sehen nicht alles, was sich vorne abspielt. Auf dem Bildschirm bei sich am Rechner hätten Sie direkt das Gezeigte vor sich. Bei einer Präsenzschulung kann es zu Störungen kommen, auch beispielsweise im Ton, wenn es darum geht, den oder die Vortragende:n zu verstehen.
So könnten Ihre Online-Trainings aussehen.
Was bei Präsenzveranstaltungen ein großer Pluspunkt bleibt, ist der soziale Aspekt. Fischer spricht hier auch davon, dass es nicht nur um den Wissensaustausch und gemeinsamen Lernprozess geht, sondern auch um das Knüpfen interner Kontakte. Mit diesen bleiben die Mitarbeiter:innen auch nach der Schulung in Kontakt. Sie können sich gegenseitig unterstützen, was den Wissenstransfer vereinfacht und den Mitarbeiter:innen mehr Selbstvertrauen im Umgang mit neuem Wissen bietet.
Wir bei Mynd haben vor allem bedingt durch Corona Unternehmen mitbekommen, die diesen sozialen Aspekt jetzt auch online abzubilden. Das geschieht zum Beispiel mit VR- oder AR-Technologien mithilfe derer ein User eine virtuelle Konferenz oder Messe betritt.
So schult Hilton Mitarbeiter:innen mit Oculus.
Corporate Trainings werden bereits seit mehreren Jahren mit VR-Brillen abgehalten. Hier ist die Person alleine in der realen Welt. Das nächste Konzept ist, mehrere Nutzer in die gleiche Welt eintreten zu lassen. Sie sehen andere Personen über einen Avatar und können mit diesen interagieren:
Wall Street Journal zeigt die Möglichkeiten von VR für Online-Interaktionen auf.
Es werden in Zukunft also weitere Technologien entwickelt, die soziale Interaktionen aus Präsenzschulungen online abbilden könnten.
Schmalz setzen weiterhin erstmal auf eine Form des Blended Learnings. Sprich: es wird Online-Trainings aber auch Präsenzveranstaltungen für Live-Demonstrationen geben.
Was geplant ist: die Präsenzveranstaltungen sollen in Zukunft pro Region stattfinden, um den Prozess des Wissenstransfers zu verkürzen und mehr Personen zu erreichen. Bei einer Schulung neuer Kolleg:innen kam heraus, dass diese im Schnitt nur von 75% wahrgenommen werden konnten. Das soll sich ändern.
Als nächstes ging es darum, den Erfolg der Online-Schulungen zu messen.
Wie kommen die kürzeren Online-Lernzeiten intern an?
Ein Basic Product Seminar dauerte bei Schmalz vor der Umwandlung 1 Woche mit um die 40 Stunden. Advanced lag bei einer 80-stündigen Schulung.
Die digitalisierten Inhalte der Basic Schulung konnten Teilnehmer:innen in 15-17 Stunden erlernen.
Eine Umfrage unter den Lernenden ergab, dass sich alle mehr Online-Trainings und Schulungen wünschen! In dem Beispiel von Schmalz liegt es zum Großteil daran, dass der Vertrieb Umsatz-getrieben ist. Die Mitarbeiter:innen sind daran interessiert, ihre jeweiligen Ziele zu erreichen. Wenn neues Wissen dies erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht, möchten Sie die Zeit investieren. Aber am liebsten so kurz und kompakt wie möglich.
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Aber auch die Geschäftsführer gaben an, den Wissenstransfer noch mehr Online stattfinden lassen zu wollen. Der Grund: die Flexibilität. Die Trainings können orts- und zeitunabhängig stattfinden.
Zusätzlich ergab sich eine Entlastung des Führungspersonals, die sich jetzt nicht mehr darum kümmern mussten, die Mitarbeiter:innen zu den Präsenzveranstaltungen zu koordinieren. Die Einschreibung in die benötigten Online-Kurse erfolgt ohne ihr Zutun. Eine Aufgabe weniger.
Für neue Mitarbeiter:innen ergibt sich die Möglichkeit, sich Wissen über E-Learnings selber anzueignen. Dies wird als positiv wahrgenommen, weil sie die Ansprechperson(en) nicht zu sehr stören möchten. Stattdessen werden zusätzlich zum Selbststudium Zeiten vereinbart, bei denen Weiteres gezeigt und Fragen gestellt werden können.
Die Mitarbeiter:innen sind mit dem Online-Lernen zufrieden, wie sieht es mit der Rentabilität aus?
Rechnet sich ein Online-Training?
Für Schmalz ist die Antwort eindeutig ja.
Für die Erstellung eines E-Learnings benötigt Herr Fischer oder eine Kollegin 8-10 Wochen. Die Reichweite der Trainings liegt jedoch bei 400% mehr als zuvor. Allein aus diesem Grund rechnet sich der Wissenstransfer über die Online-Kurse bereits.
Hinzu kommt, dass die Vertriebler:innen mit dem Wissen früher hausieren gehen können. Anstelle von 2 Jahren sind sie jetzt in 6-8 Wochen startklar.
Im Learning Management System (LMS) kann eingesehen werden, wie viele Vertriebler:innen ein Online-Training zu einem neuen Produkt abgeschlossen haben. Anschließend lässt sich über das CRM-System überprüfen, ob das Produkt bei Kunden bereits erfolgreich vorgestellt wird. Das geschieht über eine Volltextsuche in Besuchsberichten, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
Hier bestätigte sich ebenfalls: der Vertrieb startet sofort durch und nicht erst nach zwei Jahren.
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Andere Unternehmen müssen natürlich eigene Pilotprojekte starten, um die Rentabilität von E-Learning im eigenen Betrieb zu testen. Der mmb Branchenmonitor zeigt, immer mehr Unternehmen setzen auf die Online-Lernformate.
Eine Herausforderung, die auch Herr Fischer nennt, wird sicherlich die Schulung der Trainer sein. Unter Train the Trainer existieren Methoden, die einer Person dabei helfen, ein Online-Training abzuhalten. Diese müssen sich von den Präsenzveranstaltungen auf die Online-Formate umstellen und lernen virtuell zu unterrichten.
Das E-Learning Zentrum NRW stellte eine Formel zur Berechnung der Gesamtkosten eines E-Learnings auf, bestehend aus Fixkosten und variablen Kosten multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer. Variable Kosten wurden in dem Podcast zum Beispiel nicht genannt. Das wäre der Speicherplatz für ein Training oder der Internet-Traffic für den Zugriff. Bei Schmalz waren die Vorteile eindeutig, für Ihr Projekt kann sich eine genaue Kostenaufstellung lohnen.
Einen leichtgewichtigen Einstieg in die Welt des Online-Lernens bieten Videos!
Videobasiertes Lernen steht nicht umsonst auf Platz 1 der Trends im E-Learning. Wir bei Mynd haben uns auf die Erstellung von Videos spezialisiert und stehen Ihnen gerne mit unserer Expertise zur Verfügung.
Möchtest du erfolgreicher sein?
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