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Eventfilm in Planung? So geht's – 9 Tipps für Ihren Durchbruch

Liesa Huppertz
7. Januar 2020

Sie denken über einen eigenen Eventfilm nach, wissen aber noch nicht genau wie dieser aussehen soll? Bleiben Sie dran! Von den richtigen Marketingzielen bis hin zu Tipps für den Videodreh haben wir in diesem Artikel alles Wichtige für Sie zusammengefasst.

Keine Lust zu lesen? Kein Problem! Hören Sie einfach unseren Blogcast:


Springen Sie schnell zum passenden Abschnitt:

#1 Für diese Marketingziele lohnt sich ein Eventfilm.
#2 Berücksichtigen Sie den späteren Einsatzort des Videos.
#3 So viele Kamerateams benötigen Sie.
#4 Sprechertext, Moderationstexte oder doch gar kein Text?
#5 Vereinbaren Sie Interviews mit Leitfiguren vorab.
#6 So vermeiden Sie Monitorflimmern.
#7 Wählen Sie Ihr Equipment den Lichtverhältnissen entsprechend.
#8 Machen Sie einen Weißabgleich für jedes Setting.
#9 Das Verhalten des Filmteams.

Was genau ist ein Eventfilm?

Ein Eventfilm, oder Eventvideo, bezeichnet einen Film, der aus Aufnahmen aus einem Event besteht. Dabei stehen im Vordergrund die Location, das Event-Thema, sowie die Emotionen der Teilnehmer.

Der Begriff Event an sich ist sehr vielschichtig und kann zum Beispiel für eine Konferenz, eine Messe, ein Firmenjubiläum oder auch ein Firmen-Sommerfest stehen. Alle diese Events lassen sich als Eventfilm festhalten und für Marketingzwecke nutzen!

Zu allererst sollten Sie sich jedoch darüber im Klaren werden, warum Sie den Eventfilm drehen. Welches Ziel möchten Sie mit dem Video erreichen?

Lassen Sie uns also direkt einsteigen in die Welt der Eventvideos:

#1 Für diese Marketingziele lohnt sich ein Eventfilm.

Hier haben wir für Sie die Marketingziele, für die sich ein Eventfilm besonders lohnt, zusammengefasst. Wir gehen dabei auf Filme vor, während und nach dem Event ein.

Den Ticketverkauf ankurbeln und Vorfreude steigern.

Jedes Event beginnt mit einer Ankündigung! Warum nicht gleich mit einem Promovideo? Ein Eventfilm eignet sich nämlich außerordentlich gut, um einen Hype rund um ein Event zu generieren.

Hat das Event bereits einmal stattgefunden, können Sie ganz einfach Aufnahmen aus dem letzten Video verwenden. Falls nicht, auch kein Problem. Filmen Sie die Location, binden Sie Zitate von Personen ein und geben Sie Ausblicke in das was den Zuschauer erwartet.

Ein kürzeres Video, wie das Folgende, eignet sich zum Beispiel für Facebook Ads oder zum Einbinden auf einer Landing Page.

Dieser 15 Sekunden Spot kündigt das Territory Taste Festival 2019 an.

Zusätzlich zu dem initialen Promofilm können Sie mit einem Video auch weitere Updates kundtun. Ein Update wäre zum Beispiel die Zusage von neuen Acts oder Speakern, neue Verkäufer, das Ende der Early Bird Ticket Phase, die Zusage des besonderen Caterers, etc.

Bringen Sie in Erfahrung, welche Updates sich die Teilnehmer am meisten wünschen und stellen Sie diese in den Fokus des Videos.

Bei einem anstehenden großen Firmenjubiläum beispielsweise generieren Sie mit den Updates Vorfreude bei den Mitarbeitern und jeder fühlt sich mit einbezogen.

Hier haben wir für Sie ein FAQ-Video von The Porch zu dem Event AWAKEN Conference.

Ein FAQ-Video, in dem Sie alle Fragen zu Ihrem Event beantworten, sorgt nicht nur für erneute Aufmerksamkeit, sondern ebenfalls für einen reibungslosen Ablauf des Events. Falls das Event kostenpflichtig ist, hilft das Video eventuell unentschlossenen Personen bei der Kaufentscheidung!

Sorgen Sie für Social-Media-Coverage während des Events.

Sie können zum Beispiel während des Events auf Ihrer Facebook Business Seite live gehen und einen wichtigen Moment des Events teilen. Oder berichten Sie in Ihren Instagram-Stories von dem Event.

Dieses Video von Animoto ist ein auf Instagram teilbarer Ausschnitt einer Konferenz mit Zitat von Sue Bryce.

Bieten Sie einen Rückblick auf das Event.

Ein häufiges Ziel von Eventvideos, die nach dem Event veröffentlicht werden, ist ein Rückblick oder eine Berichterstattung. Ein solches Video

  • lässt auch andere Personen nachträglich an dem Event teilhaben.
  • zeigt Partnern und Kunden, was bei Ihnen positives passiert ist.
  • bietet Teilnehmern die Möglichkeit, das Event Revue passieren zu lassen und sich online darüber in den Video-Kommentaren oder in Social Media Beiträgen auszutauschen.
  • Generiert Vorfreude und Interesse auf folgende Events.

Hier sehen Sie einen Eventfilm zur Berichterstattung:

Hier sehen Sie einen Rückblick auf die SearchLeeds 2018 SEO-Konferenz.

Das Video zeigt den Eventort aus verschiedenen Perspektiven, bietet Close-Ups der Speaker und Teilnehmer und informiert über den Inhalt der Konferenz durch kurze Zitate.

Tipp:
Am Ende einer Berichterstattung können Sie die Zuschauer zum Beispiel dazu auffordern, Ihnen auf Ihren Social-Media-Kanälen zu folgen! So verbinden Sie den Eventfilm perfekt mit einem Call-To-Action.

Nutzen Sie das Videomaterial für einen Imagefilm!

Das Videomaterial von einem Event können Sie sehr gut für einen Imagefilm verwenden, vor allem wenn Sie fleißig Meinungen über Ihr Unternehmen oder Produkt von Event-Besuchern eingefangen haben.

Drehen Sie doch einfach auf dem nächsten Sommerfest ein paar Aufnahmen und befragen Sie Ihre Mitarbeiter! Die Szenen können Sie im Anschluss, mit Einverständnis der Beteiligten, in einem Imagefilm verarbeiten.

In diesem Imagefilm sprechen Mitarbeiter über Ihren Arbeitgeber Yello.

Ziehen Sie mit dem Film Besucher auf einer Messe an.

Sie brauchen noch einen Publikumsmagnet für Ihren nächsten Messestand? Dann könnte ein Eventfilm genau das Richtige für Sie sein.

Auf dem Eventfilm können Messebesucher sehen, dass Andrang auf Ihr Produkt oder Ihren Service besteht. Dies erzielen Sie durch Weitwinkel-Aufnahmen des Publikums oder Aufnahmen mit einer Drohne. Nahaufnahmen von Menschen, die berührt aussehen oder lachen, schaffen eine emotionale Bindung zwischen Ihnen und potentiellen Kunden.

Der Eventfilm in einem solchen Szenario überzeugt durch Bilder, der Ton wird wahrscheinlich nicht abgespielt. Daher ist es wichtig, vor dem Dreh das Ziel für den Eventfilm zu kennen.

Als nächstes sollten Sie sich überlegen, auf welcher Plattform der Eventfilm später gezeigt wird.

#2 Berücksichtigen Sie den späteren Einsatzort des Videos.

Überlegen Sie sich am besten noch vor dem Dreh, wo Sie das Video später präsentieren möchten. Handelt es sich um einen TV-Werbespot, einen Kinofilm, oder doch ein Video für Ihre Social-Media-Kanäle oder Webseite?

Müssen Sie demnach spezielle Längenangaben, Qualität und Formate beachten? Für Instagram eignet sich beispielsweise ein senkrechtes Format. Oder Sie möchten den Eventfilm später auf Messen auf einem vertikalen Monitor laufen lassen? Dann benötigen Sie natürlich ebenfalls einen Film im Hochkant-Format. Das gängigste Format ist jedoch das Querformat.

Zielen Sie darauf ab, dass Ihr Eventfilm möglichst oft in den sozialen Medien geteilt wird, legen wir Ihnen die folgenden Tipps nahe:

  • Teilen Sie wichtige Erkenntnisse des Events und bieten Sie dadurch einen Mehrwert.
  • Zeigen Sie bekannte Persönlichkeiten und blenden Sie Zitate von diesen ein.
  • Setzen Sie auf eine bestimmte Emotion. Ist das Event besonders innovativ, sozial oder einfach nur witzig? Lösen Sie mit Bild und Ton eine Emotion beim Zuschauer aus.

Dieser Eventfilm von Apple überzeugt mit einer Dichte an Informationen und Humor.

 

#3 So viele Kamerateams benötigen Sie.

Da wir jetzt Bescheid wissen, mit welchem Ziel und auf welcher Plattform Ihr Video zum Einsatz kommen wird, geht es nun an die Szenenauswahl! Welche Perspektiven benötigen Sie für Ihr Video und mit wie vielen Kamerateams können Sie dies abdecken?

Hier sehen Sie einen Eventfilm des ILB Drivers Club mit von einer Drohne gefilmten Szenen.

Auf einem Event empfehlen wir Ihnen, den Kameraleuten bestimmte Aufgaben zuzuordnen. Eine Person kümmert sich um Nahaufnahmen der Teilnehmer, eine andere filmt zum Beispiel den Gesamteindruck und eine dritte hält Details des Programms fest.

Eventuell müssen Sie sogar an mehreren Orten gleichzeitig drehen? Sie können dann entweder von Ort zu Ort wechseln, oder Sie beschäftigen zwei Kamerateams. Bei einem Ortswechsel halten Sie für das Kamerateam einen Zeitplan bereit, damit dieses die richtigen Momente einfangen kann.

Merke:
Wir empfehlen, egal bei welchem Szenario, mindestens zwei Kameras einzusetzen. Eine Kamera nutzen Sie für Weitwinkelaufnahmen, die ander für Close-Ups. So erzielen Sie einen dynamischen und interessanten Eventfilm.

Lassen Sie uns jetzt von den Aufnahmen zum Text übergehen.

#4 Sprechertext, Moderationstexte oder doch gar kein Text?

Vor dem Videodreh erstellen Sie den Drehplan sowie alle benötigten Texte für den Eventfilm. Überlegen Sie, ob Sie mit einem Sprechertext durch das Video führen möchten, ein Mix aus Musik und Vertonung oder doch gar kein Text am besten für Ihr Ziel geeignet ist!

Hier zwei Videobeispiele:

Der Film zeigt das ITWorx 2018 Event, ganz ohne Sprechertext.

Dieser Eventfilm von ITWorx kommt ganz ohne Ton aus und überzeugt stattdessen durch die Musikauswahl und interessante Kameraperspektiven.

Einen Film ohne Sprechertext können Sie später auch problemlos auf Veranstaltungen im Hintergrund oder als Banner auf der Webseite ablaufen lassen. Er kommt ohne eine Narrative aus und vermittelt stattdessen eine visuelle Einschätzung des Events.

Der folgende Eventfilm verlässt sich hingegen auf die Narrative im Hintergrund, bestehend aus Sprechertext und Einblendungen von Speakern und Publikum.

Dies ist ein Eventfilm des Hello Tomorrow Global Summit 2017 mit Sprechertext, der durch das Video führt.

Vor allem für komplexe Inhalte lohnt sich ein Sprechertext, der durch den Eventfilm leitet. Treffen Sie dabei den Sprachstil Ihres Zielpublikums und suchen Sie den Sprecher (und dessen Stimme) je nach Marketingziel aus.

Haben Sie Interviews mit Teilnehmern oder Speakern geführt, können Sie kurze (Sprach-)Zitate einfügen. Für Interviews mit Leitfiguren, lohnt es sich, diese vor dem Event abzusprechen!

#5 Vereinbaren Sie Interviews mit Leitfiguren vorab.

Planen Sie, in Ihrem Eventfilm Interviews einzublenden, klären Sie dies am besten vor der Videoproduktion mit den einzelnen Personen ab. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Szenen erhalten. Gerade Keynote-Speaker sind beim Publikum beliebt und später ohne einen vereinbarten Dreh schwer vor die Linse zu bekommen.

Zusätzlich kann sich die Person bei einer Vorankündigung auf das Interview einstellen und vorbereiten. Der Interviewte wirkt dadurch in den meisten Fällen entspannter und liefert einen größeren Mehrwert, da der Sprecher vorab Zeit hatte seine Gedanken zu ordnen.

Natürlich können Sie auch spontane Interviews durchführen. Beliebt in Eventvideos sind zum Beispiel kurze Einblendungen von Meinungen zu dem Event, Produkt oder der Firma von Event-Teilnehmern!

#6 So vermeiden Sie Monitorflimmern.

Haben Sie schon einmal einen Monitor abgefilmt und im Nachhinein festgestellt, dass der Bildschirm in dem Video flackert? Das Gleiche kann Ihnen auch auf einem Event passieren! Zum Beispiel präsentiert Jemand etwas auf einem Monitor, oder es befinden sich im Hintergrund der Kulisse aktive Bildschirme.

Szenario: Sie interviewen Jemanden auf einer Messe. An einem Messestand im Hintergrund läuft ein Video auf einem Bildschirm. Dieser Bildschirm ist jetzt Teil Ihrer Aufnahme und … flimmert! Das wirkt unprofessionell und wertet Ihren Eventfilm ab.

Hier sehen Sie ein Interview auf einer Messe der Firma SCHUNK mit verschiedenen Bildschirmen in der Drehkulisse.

Versuchen Sie, mithilfe des Shutter-Speed der Kamera (auch Verschlusszeit genannt) das Flackern oder Flimmern auszugleichen.

Wenn Sie eine Präsentation, beispielsweise von einem Beamer abfilmen, kann Ihnen die Sync-Funktion der Kamera behilflich sein. Mit dieser stellen Sie sicher, dass Quelle und Kamera auf der gleichen Frequenz laufen (zB. 60 Hz) und vermeiden so das Flackern.

Lässt sich ein Flackern gar nicht vermeiden: Filmen Sie den Bildschirm frontal ab und ersetzen Sie später den Ausschnitt des Bildschirms durch das original Video der Präsentation! Kombinieren Sie die Einstellung mit Nahaufnahmen des Vortragenden und Publikum-Aufnahmen.

Neben dem Bildschirm-Problem, sollten Sie sich als nächstes Gedanken über die Lichtverhältnisse am Einsatzort machen.

#7 Wählen Sie Ihr Equipment den Lichtverhältnissen entsprechend.

Veranstaltungen in Hotels, Theatern, oder ähnlichen Veranstaltungsräumen finden oft in gedämpften Licht statt. Vor allem in Räumen mit älterem Mobiliar, Teppich und schweren Vorhängen, müssen Sie sich auf eine dunkle Kulisse einstellen. Hier benötigen Sie ein möglichst lichtstarkes Objektiv, damit der Eventfilm am Ende qualitativ hochwertig und ansprechend wirkt.

Noch dunkler wird es auf Konzerten. Eventuell liegt bei ihnen sogar eine Mischung vor: Ein Firmenevent mit Barbecue draußen, am Abend dann ein Konzert. Hier muss Ihr Kamerateam also auf beide Lichtvarianten eingestellt sein.

Dieser Eventfilm der BMW Freese Gruppe findet komplett in dunkler Kulisse statt.

Messehallen hingegen sind in der Regel sehr gut, bis zu hell, ausgeleuchtet. Bringen Sie vor dem Event so viel wie möglich über die Location in Erfahrung. Stellen Sie die Informationen dem Filmteam zur Verfügung, damit diese das nötige Equipment mitführen.

Eventuell ist es Ihnen sogar möglich, das Licht zu beeinflussen? Machen Sie Probeaufnahmen vor Ort, um die perfekten Einstellungen für den Eventfilm zu finden. Denn für das Video später haben Sie nur einen einzigen Versuch. Dieser sollte sitzen.

#8 Machen Sie einen Weißabgleich für jedes Setting.

Dieser Punkt betrifft ebenfalls die Lichtverhältnisse des Eventfilms: der Weißabgleich. Denn bei Licht variiert nicht nur die Helligkeit, sondern auch die Farbtemperatur.

Gerade, wie oben besprochen, in Theatern oder älteren Hotels, kann das Licht gelbstichig wirken. Ersparen Sie sich einen riesen Aufwand im Editier-Prozess Farben zu korrigieren, in dem Sie vor den Aufnahmen einen Weißabgleich durchführen!

Dieses Video erklärt Ihnen kurz und knapp, in 3 Minuten, wie Sie mit Graukarte einen Weißabgleich durchführen!

Führen Sie den Weißabgleich für jedes Setting durch. Beispielsweise filmen Sie zunächst Videointerviews in einer Messehalle, anschließend den Messebetrieb im Freien. Passen Sie Ihre Kamera entsprechend an.

#9 Das richtige Verhalten des Filmteams.

Das professionelle und freundliche Auftreten des Filmteams während des Event ist einer der wichtigsten, und der letzte Tipp, den wir Ihnen an dieser Stelle mit auf den Weg geben möchten.

Je nachdem, in welchem Setting Ihr Event stattfindet, sollten Sie einen Dresscode für das Team vorgeben. In der Regel ist dies ein komplett schwarzes Outfit. Darüber hinaus ist das Verhalten des Kamerateams entscheidend für ein gelungenes Event.

Sie sollten respektvoll und nicht zu aufdringlich filmen und Nahaufnahmen am besten mit einem Zoomobjektiv machen (Es gibt nichts Schlimmeres für das Publikum, als die Kamera direkt vor das Gesicht gehalten zu bekommen!).

Wenn mal etwas nicht nach Plan geht, sieht man dem Team den Ärger und die Frustration nicht an. Es geht schließlich in erster Linie um das Event und die Zufriedenheit der Teilnehmer.

Fazit: 9 Tipps für Ihren Eventfilm.

Die Liste der Tipps für Ihren Eventfilm könnte natürlich noch ewig weitergehen. Wir haben hier für Sie die wichtigsten zusammengefasst und hoffen, dass wir Sie mit Ihrem Eventfilm einen Schritt weiterbringen konnten.

Wie geht es jetzt weiter?

Klären Sie, wer die Produktion, Planung und den Dreh übernehmen kann. Eventuell besteht die Möglichkeit, intern Kapazitäten zu schaffen, sodass Ihre Mitarbeiter bei dem Eventfilm mitwirken können!

Falls Sie an irgendeiner Stelle nicht mehr weiter wissen oder mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind – melden Sie sich gerne bei uns.

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