Die Hybrid Experience im Onboarding liefert das beste aus beiden Welten - Schulen Sie Ihre Mitarbeiter geballt mit physischen und digitalen Mitteln.
Inhaltsverzeichnis: Schnell zum passenden Abschnitt:
Was ist (hybrides) Onboarding?
Was erhoffen sich Unternehmen vom Onboarding der Zukunft?
Was erhoffen sich die neuen Mitarbeiter:innen?
Was sind die Ziele des Onboardings?
Woran erkennen Sie ein erflogreiches Onboarding?
Die Hybrid Experience im Onboarding.
Fazit: Hybrides Onboarding als zukunftsfähige Einarbeitung.
28% aller neuen Mitarbeiter:innen kündigen noch innerhalb der Probezeit oder treten nicht einmal den ersten Arbeitstag an. Mitarbeiter:innen, die schlecht eingearbeitet wurden, gehen doppelt so oft wie solche, mit gelungenem Onboarding.
Neueinstellungen können zeit- und kostenintensiv sein. Es gilt, die richtigen Bewerber:innen zu finden und so anzusprechen, dass diese auch eine Bewerbung abgeben. Das Unternehmen muss sich von der Konkurrenz abheben und die Bewerber:innen begeistern. Nebenbei sollen sich in der Bewerbungsphase Vorgesetzte, die Personaler und das Team ein Bild von den potentiellen, neuen Kolleg:innen machen können.
Talent Management beginnt bereits mit dem Onboarding, wie über den Ansatz der hkp group.
Wenn ein:e neue:r Mitarbeiter:in bei Ihrem Unternehmen anfängt, ist die erste Hürde geschafft. Der Bewerbungsprozess hat ein Ende.
Jetzt geht es darum, die Person geschickt einzuarbeiten und zu halten.
Was ist (hybrides) Onboarding?
Unter Onboarding versteht man die Einführung oder Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in die Einsatzbereiche. Der Begriff Onboarding ist eine Abkürzung für das Englische “taking on board”. Es geht also um das “An-Board-Nehmen” des neuen Personals.
Ein hybrides Onboarding bezeichnet einen Ansatz, der dabei sowohl digitale als auch physische Lernformen und Schritte miteinbezieht. Bevor wir auf den hybriden Ansatz zu sprechen kommen, geht es im Folgenden zunächst um die Ziele und Aufgaben eines erfolgreichen Onboardings.
Was erhoffen sich Unternehmen vom Onboarding der Zukunft?
Firmen geht es darum, modulare und zukunftsfähige Konzepte für das Onboarding zu entwickeln. Sie sollen auf unterschiedliche Situationen angepasst und einfach weiterentwickelt werden können.
Ferner darf eine Kosten- und Zeitersparnis gegenüber bisherigen Ansätzen nicht fehlen. Diese rechtfertigt in den meisten Unternehmen, dass der Onboarding-Prozess überhaupt erst angepasst wird. Klar, loyale und motivierte Mitarbeiter:innen sind wichtig. Um die Chefetage von einer Änderung des Onboardings zu überzeugen, müssen jedoch meist Zahlen und Fakten her.
Walking the Talk sprechen darüber, wie Onboarding in der hybriden Welt aussehen kann.
Als Drittes erhoffen sich Firmen einen schnellen Einstieg der Mitarbeiter:innen. Sie sollen sobald wie möglich arbeiten und loslegen können.
Wie sieht es auf der anderen Seite aus? Was erhoffen sich die Mitarbeiter:innen von dem Onboarding-Prozess?
Was erhoffen sich die neuen Mitarbeiter:innen?
Mitarbeiter:innen möchten wissen, wie das Unternehmen tickt. In der Onboarding-Phase erhalten sie idealerweise den Überblick und Einblick in verschiedene Bereiche. Welche Geschäftsphilosophien gelten und was ist der Firma und den Menschen wichtig? Die neuen Mitabeitenden stellen sich die Frage: “Wie passe ich in das Unternehmen?”
Die eLearning Brothers besprechen das hybride Onboarding mit CenarioVR.
Als nächstes erhoffen sie sich, ihren Platz in der Gemeinschaft zu finden und dort aufgenommen zu werden. Zu einem Onboarding gehöhrt also nicht nur ein E-Learning, das er oder sie alleine abarbeitet. Neue Mitarbeiter:innen möchten sich in der Abteilung und im Unternehmen wohlfühlen.
Die letzte große Hoffnung liegt in den eigenen Fähigkeiten. Ein neuer Job bringt Möglichkeiten, die Skills zu verbessern und neue zu erlernen. Der Wunsch ist, perfekt geschult und eingearbeitet zu werden.
Was sind die Ziele des Onboardings?
Die Ziele des Onboardings sollten also sein:
Einen Rahmen zu schaffen, der Orientierung im Unternehmen gibt und emotional verbindet.
Kenntnisstände abzufragen.
Wissen aufzubauen.
Factorial HR fassen die Ziele der Onboarding Journey in die fachliche Einarbeitung und die soziale Integration der neuen Mitarbeiter:innen zusammen:
Factorial HR erklären in 3-Minuten die Aufgaben und Ziele des Onboardings.
Demnach existieren vier Aufgaben, die im Onboarding behandelt werden sollen:
Die Person wird in die neue Position eingearbeitet.
Sie erhält einen Einblick in die Unternehmensprozesse.
Ein Einblick in die Unternehmenskultur folgt.
In einer Vorstellung und gemeinsamen Aktivitäten wie einem Team-Mittagessen wird die Person ins Team integriert.
Woran erkennen Sie ein erflogreiches Onboarding?
Um den Stand Ihres Onboardings zu messen, müssen Sie Key Performance Indicators (KPIs) festlegen. Diese sind Kennzahlen, die Ihnen bei der Beurteilung des Erfolgs oder Misserfolgs helfen. Dokumentieren Sie je neu eingestellter Person.
Zu den Onboarding-KPIs gehören:
Erfolgreiche Einstellung: Die/Der Mitarbeiter:in bleibt auch nach der Probezeit im Unternehmen.
Fluktuationsquote: Halten Sie fest, wann wer aus dem Unternehmen aussteigt. Wie hoch ist die Fluktuationsquote?
Time to Performance: Wie schnell arbeitsfähig und einsatzbereit ist die Person?
Qualität der Arbeit: Bringt die Pereson eigene Erfahrungen und Kompetenzen ein? Welche Leistungen wurden zu zuvor festgelegten Zeitpunkten erbracht? Die Qualität der Arbeit sollte regelmäßig überprüft werden.
Cultural Fit: Stimmt die Person mit den Unternehmenswerten überein und hat sich eingelebt?
Jetzt, da wir die Grundlagen des Onboardings kennen, kommen wir auf die Details des Prozesses zu sprechen. Von einem guten Onboarding hängt viel ab. Wir möchten Ihnen im Folgenden den hybriden Ansatz vorstellen.
Die Hybrid Experience im Onboarding.
Für eine hybride Onboarding Journey verwenden Sie sowohl Präsenz- als auch digitale Anteile. Die erste Begrüßung findet zum Beispiel Face-to-Face im Unternehmen statt. Anschließend erhält der oder die neue Mitarbeiter:in einen digitalen Kurs über die Unternehmensziele und -werte.
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine hybride Onboarding Journey.
In der Grafik bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie eine hybride Onboarding Journey aussehen könnte. Die Punkte in schwarz finden digital statt, die grauen Punkte physisch. Aufgelistet sind die Onboarding Schritte:
- Pre-Boarding. (digital)
- Einladung zur Einarbeitung. (physisch)
- Self Assessment. (physisch)
- Selbstgesteuertes und geführtes Lernen. (digital)
- Infografik. (digital)
- WBT (Beispiel). (digital)
- Fachaufgaben erledigen. (digital)
- Virtueller Assistent. (digital)
- Mentoring und Feedback. (physisch)
- Lernkarten. (digital)
- Tage für neue Mitarbeiter. (physisch)
- Fachworkshop. (physisch)
- Peer-to-Peer Coaching / Social Learning. (physisch)
Wie Sie sehen, kann ein Pre-Boarding dank digitalen Möglichkeiten stattfinden. Dies ermöglicht Ihnen, die neuen Mitarbeiter:innen ideal auf den ersten Tag vorzubereiten. Geben Sie erste Informationen zum Unternehmen mit auf den Weg. Informieren Sie außerdem über die Anreise und was die Person zu erwarten hat.
Online Onboarding: Erfolgreiche Einarbeitung trotz Distanz »
Eine Einstellung kann auch mal zwei Monate vor Beginn der Anstellung stattfinden. Das Pre-Boarding ermöglicht es Ihnen, Kontakt zu halten. Geben Sie der Person keine Chance, über weitere Stellen nachzudenken. Bauen Sie von Anfang an eine Beziegung auf.
Anschließend folgen die Einarbeitung durch den Vorgesetzten und das Self-Assesment in Person. Der mittlere Teil des hybriden Onboardings besteht oft aus einer Reihe digitaler Schritte. Unternehmen gestalten gerne so viel wie möglich digital, um Kolleg:innen und Vorgesetzte zu entlasten.
Wie wäre es mit E-Learning-Häppchen in Ihrem Onboarding-Prozess?
Die digitalen Inhalte haben außerdem den Vorteil, dass Sie im eigenen Tempo angesehen und abgearbeitet werden können. Punkte wie die Infografik mit Oranigramm der Abteilung dienen als Nachschlagewerk, um später Kontaktpersonen zu finden.
Ferner kann ein Web Based Training zu zum Beispiel der IT-Sicherheit oder DSGVO-Regelungen stattfinden. Bei vielen der digitalen Schritte des hybriden Onboardings geht es um den Erwerb von Wissen und Fähigkeiten.
Video für die Interne Kommunikation – Das sind die Einsatzgebiete »
Zum Schluss fehlt noch eine emotionale Bindung an das Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen. Die Person soll sich integriert und wohlfühlen. In einer Präsenzveranstalung für neue Mitarbeiter:innen geben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, wichtige Personen der Firma zu treffen und sich ein Netzwerk aufzubauen. In einem Fachworkshop kann das bisher Gelernte angewandt und erweitert werden. Zusätzlich sollten 4-Augen-Feedback-Gespräche und ein Austausch im Team stattfinden. Dann erhalten Sie den perfekten hybriden Onboarding-Pozess.
Portalseite als zentraler Einstiegspunkt.
Als Einstieg für das Onboarding kann eine Portalseite dienen. Verwenden Sie zum Beispiel eine Landing Page im Intranet sein. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Portalseite in Ihrem Learning Management System (LMS) zu erstellen oder ein interaktives PDF zu verwenden.
Bedenken Sie, dass neue Mitarbeiter:innen im Pre-Boarding noch keinen Zugriff auf interne Applikationen haben. Eventuell müssen Sie das Pre-Boarding gesondert, zum Beispiel per automatischer E-Mail-Serie stattfinden lassen.
Rise Up erklären, was ist ein Learning Management System (LMS)?
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter*innen zu Beginn jedes Onboarding Tages sehen, was ansteht (vergleichbar mit einem modernen Stundenplan). Das Onboarding-Portal sollte einen Überblick gewähren. Neue Mitarbeitende benötigen Struktur, um sich in den neuen Aufgaben und Eindrücken zurechtzufinden.
Virtueller Kick-off.
Beginnen Sie jeden Tag der Onboarding Journey idealerweise mit einem virtuellen Kick-off. Hier werden Agenda und Ziele gemeinsam mit den Teamleiter:innen gesetzt und besprochen.
Das perfekte Online Webinar – So gestalten Sie es zielführend »
Bei mehr als einer neuen Person kann außerdem ein Social Onboarding stattfinden. Dabei geht es darum, die Interaktionen während des Calls unter den Teilnehmenden zu fördern. Spielerisch können Umfragen, Kennenlernspiele, “Energizer” oder Aktivierungsspiele mit einbezogen werden.
Begeistern Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen und halten Sie diese mit den Kick-offs bei Laune.
Ein Buddy-System im hybriden Onboarding.
Denken Sie außerdem darüber nach, ein Buddy-System für Ihr hybrides Onboarding einzuführen.
Laut einer Studie von Google sorgt eine persönliche Bezugsperson für eine psychologische Sicherheit bei den neuen Mitarbeiter:innen, vor allem bei Personen, die remote eingearbeitet werden. Das Buddy-System wird als der “Schlüsselbaustein eines erfolgreichen Teams” genannt.
Ein Buddy ist ein:e bestehende:r Mitarbeiter:in, die die neue Person willkommen heißt und während der Onboarding Journey unterstützt. Das sind häufig Angestellte aus der gleichen Abteilung oder mit einer ähnlichen Berufsbezeichnung.
Sie helfen, das Gelernte zu besprechen, Fragen zu klären, und den Wohlfühlfaktor zu erhöhen.
Digitale Selbstlernphase.
Jetzt geht es um die Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten. Für die digitale Selbstlernphase stehen Ihnen unterschiedliche Lernformate zur Verfügung. Sie können zum Beispiel einen Podcast aufnehmen, Lernvideos und Erklärvideos drehen oder ein Web Based Training aufsetzen.
Besonders effektiv ist es, den Mix an E-Learning-Formaten so abwechslungsreich wie möglich zu gestalten. Das kann so aussehen:
Ein Imagefilm zu den Unternehmenswerten und der Historie.
Vorstellung der Brand über ein PowerPoint der Marketingabeilung.
Compliance-Regelungen im digitalen Quiz.
Begrüßung durch den/die Teamleiter:in via Loom.
Vorstellung der Arbeitsräume per Virtual Reality oder 360-Grad-Video.
Gestalten Sie die digitale Selbstlernphase vor allem interaktiv. In jedem Lernkontext lassen sich einfache Aufgaben finden, mit denen neue Kolleg*innen zum Beispiel mit einem Handy-Video Wissensnuggets, eigene Meinungen oder Interpretationen zu einem Firmenthema beitragen können. Eine mögliche Aufgabe: „Bitte stelle uns in einem Handy-Video vor, wie Du unsere Unternehmenswerte x, y, z in Deinem neuen Arbeitsalltag (er)lebst.“
Videos mit dem Smartphone drehen: So gelingt es! »
Ferner können soziale (interne) Netzwerke mit einbezogen werden, um bei der Integration der neuen Mitarbeiter:innen zu unterstützen.
Der Hands-on Workshop.
Wie sieht es mit dem oder den Hands-on Workshop(s) aus? Im Hands-on Workshop können die Mitarbeitenden, moderiert durch die Trainer*innen, das Gelernte reflektieren, anwenden und offene Fragen klären.
Hierzu bieten sich Abstimmungen, Multiple-Choice-Aufgaben im Gruppenchat oder Whiteboards an. Den Tagesabschluss bildet ein Online-Quiz, wie zum Beispiel das BizQuiz. Die Teilnehmer*innen erhalten so Feedback über ihren Lernfortschritt und haben die Möglichkeit, Wissenslücken direkt zu schließen.
Die Mitarbeiter:innen per Avatar begrüßen.
Ein weiterer Tipp für Ihr hybrides Onboarding: Setzen Sie auf einen digitalen Avatar. Dies kann eine Animation in Videos oder zum Beispiel ein Chatbot sein. Der Avatar begrüßt im Namen des Unternehmens die neuen Mitarbeiter:innen und leitet durch den Onboarding-Prozess.
Er kann zum Beispiel virtuell durch das Büro führen, die Kolleg:innen per Fotos vorstellen und mitteilen, was die Neuankömmlinge am ersten Tag erwartet:
Das Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag.
Im Pre-Boarding liefern Sie einen Überblick über Verkehrsanbindungen und Parkmöglichkeiten. Es folgt eine Information zur Begrüßung am ersten Arbeitstag, sowie den zu erwartenden Kommunikations- und Arbeitstools Ihres Unternehmens.
Der eben besprochene Avatar kann zum Beispiel seine Tour beenden mit den Worten: “Wir freuen uns, Dich bald bei uns begrüßen zu dürfen. Wenn Du noch Fragen hast, chatte mich einfach an und ich helfe Dir gerne weiter!“
Chatbots, Mikro-Influencer & Bewegtbild: Marketing Trends 2022 »
Ob mit oder ohne Avatar, wichtig ist jedoch, dass Sie den Onboarding-Prozess noch vor dem ersten Arbeitstag in Gang setzen. Bauen Sie eine Beziehung auf, sorgen Sie für ein Gefühl der Sicherheit und der Vorfreude auf den neuen Job.
Was sollte am ersten Arbeitstag passieren?
Wie geht es anschließend am ersten Arbeitstag mit dem Onboarding weiter?
Hier kann zum Beispiel eine mobile Schnitzeljagd mit den anderen neuen Kolleg:innen stattfinden oder eine virtuelle, gemeinsame Tour. Ein Log-In in das LMS inklusive Chat mit dem Avatar ist ebenfalls denkbar.
Hier sehen Sie ein Web Based Training für Bosch Product Engineering.
Es folgt außerdem eine Selbsteinschätzung des eigenen Wissensstands, damit der Onboarding-Plan und die kommenden Schulungen entsprechend zusammengesetzt werden können.
Eine Suchfunktion erleichtert die Erfahrung.
Eine Suchfunktion in Ihrem LMS oder dem Onboarding-Portal erleichtert den neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg. Hier sehen diese zum Beispiel, wen sie zu welchem Thema bei Fragen anschreiben können.
Außerdem lassen sich einzelne Module und Trainingsangebote so leichter finden.
Setzen Sie in der Onboarding Journey auf verschiedene Lernformate.
Was ebenfalls eine Erleichterung darstellen kann, sind unterschiedliche Lernformate. Manche Personen lernen leichter mit auditiven Lerninhalten, andere lesen gerne einen Blogbeitrag oder lernen per Video.
Lernstile im E-Learning: So wird Ihr Kurs noch erfolgreicher! »
Im Idealfall gibt es sämtliche Trainingsinhalte in verschiedenen Formaten. Die neuen Mitarbeiter:innen können sich aussuchen, wie sie am liebsten lernen möchten. Hierzu müssen sie keine weiteren Tests absolvieren. Der Algorithmus hat anhand der Trainings, die sie bereits absolviert haben, verstanden, welche Methoden für sie am geeignet sind und schlägt entsprechende Trainings vor. Gefallen diese nicht, kann die Person jederzeit zu anderen Formaten wechseln.
Gestalten Sie Ihr hybrides Onboarding mit Blick auf die unterschiedlichen Lerntypen.
Ist dies technisch nicht umsetzbar, empfiehlt es sich, einen Mix verschiedener Lernformate einzusetzen. So kommt jede:r auf seine oder ihre Kosten und fühlt sich abgeholt.
Integrieren Sie Ihr Onboarding-Konzept in das LMS.
Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, Ihr Onboarding-Konept direkt in Ihr bestehendes Learning Management System zu integrieren. Neue Mitarbeiter sind so nach dem Onboarding mit dem System vertraut und können es für andere Schulungen und Trainings verwenden.
E-Learning Content erstellen: Darauf sollten Sie unbedingt achten! »
Wenn E-Learnings über ein einheitliches Programm, Tool, oder Plattform gemanaged werden, vermittelt dies außerdem Professionalität bei den neuen Mitarbeiter:innen. Diese sehen, dass Ihr Unternehmen Wert auf Fort- und Weiterbildungen legt. Es entsteht eine Vorfreude auf die eigene Weiterbildung mit der neuen Anstellung.
Fazit: Hybrides Onboarding als zukunftsfähige Einarbeitung.
Mit den heutigen technischen Möglichkeiten, können Sie neue Mitarbeiter:innen sowohl digital als auch physisch abholen. Die digitalen Einheiten sparen Ihnen Zeit und Kosten. Die physischen Komponenten helfen den Mitarbeitenden bei der Umsetzung des Gelerntens und stärken die Teambindung.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihr Onboarding zukunftsfähig zu gestalten.
Möchtest du erfolgreicher sein?
Erreiche deine Ziele per Video – lass uns reden!