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Online Onboarding: Erfolgreiche Einarbeitung trotz Distanz

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Autor Liesa Wieruch

24. Januar 2022

Eine Sache wurde durch die Pandemie ganz schnell voran gebracht: Das Home Office. Doch wie läuft eigentlich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ab, wenn diese statt im gemeinschaftlichen Büro von zu Hause aus mit der Arbeit starten? Wir zeigen Ihnen nützliche Tools und Tipps für ein erfolgreiches Online Onboarding

Schnell zum passenden Abschnitt:

  1. Online Onboarding: So unterscheidet es sich vom normalen Onboarding.
  2. Warum ist Onboarding gerade im Home Office so wichtig?
  3. Digitales Onboarding im Home Office: Darauf kommt’s an.
  4. Nützliche Tipps für den Ablauf: So gelingt Online Onboarding reibungslos.
  5. Dieses Tools helfen bei der Einarbeitung im Home Office.

Sind wir einmal ehrlich: Eigentlich hätte der Onboarding Prozess, also das Einarbeiten neuer Mitarbeiter:innen im Unternehmen, schon lange vor Corona zum gängigen Prozess einer Firma gehören sollen. Schließlich erleben 54 Prozent der Unternehmen mit einem formellen Onboarding-Prozess eine höhere Produktivität bei der Neueinstellung und eine 50 Prozent höhere Bindungsrate an das neue Unternehmen.

Doch trotz dieser überzeugenden Zahlen fand eine Studie von Gallup heraus, dass ganze 88 Prozent der Unternehmen keinen guten Onboarding-Prozess etabliert haben. 58 Prozent der Befragten einer Studie waren der Meinung, dass sich ihr Onboarding-Programm auf Papierkram und Prozesse im Unternehmen beschränkte.

Durch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen im Home-Office wurde das Onboarding für die meisten Unternehmen noch einmal zu einer extra Herausforderung. Die räumliche Distanz und das Fehlen persönlicher Kontakte mit den Kollegen und Kolleginnen macht die Einarbeitung sowohl für den neuen Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin als auch für HR zu einem echten Kraftakt.

So könnte der Online Onboarding Prozess aussehen.

Wie der Online Onboarding Prozess dennoch reibungslos abläuft und welche nützlichen Tools Ihnen langfristig den Prozess erleichtern, das erfahren Sie hier.

Schauen wir uns aber doch zunächst einmal an, wie sich das normale Onboarding eigentlich vom Online Onboarding unterscheidet.

Online Onboarding: So unterscheidet es sich vom normalen Onboarding.

Laut Chillakuri (2020) wird Onboarding wie folgt definiert:

Definition: Onboarding

Onboarding ist ein Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in den neuen Job eingeführt, sie mit den Zielen, Werten, Regeln, Verantwortlichkeiten und Verfahren des Unternehmens vertraut gemacht werden und die neuen Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur integriert werden.

Auch beim Online Onboarding sollen exakt die gleichen Ziele erreicht werden: Einführung, Integration, Kennenlernen, Sozialisierung. Lediglich in der Art und Weise, wie diese Ziele erreicht werden, unterscheidet sich Online Onboarding vom traditionellen Onboarding Prozess.

Ein strukturierter Onboarding Ablauf und nützliche Tools zur Unterstützung sind also gerade im digitalen Bereich wichtiger denn je. Doch warum eigentlich?

Warum ist Onboarding gerade im Home Office so wichtig?

Stellen Sie sich einmal vor, Sie starten einen neuen Job. Voller Tatendrang erscheinen Sie zu Ihrem ersten Tag. HR führt Sie im Unternehmen herum, stellt Sie den neuen Kolleg:innen vor, überreicht Ihnen Ihr Arbeitsmaterial und richtet sämtliche Tools für Sie ein. Nach Klärung der Prozesse und Ziele werden Sie dann an Ihre ersten Aufgaben herangeführt. Das ist ganz schön überwältigend, oder? Ein Glück, dass der/die nette Kolleg:in nebenan bereit ist, Tools zu erklären und wichtige Unternehmens-Informationen teilt.

Hier zeigt sich bereits die größte Herausforderung des Online Onboardings. Zu Hause haben wir keinen netten Kollegen oder Kollegin neben uns sitzen, der uns bei Fragen und Problemen zur Seite steht. Die vertrauensvolle und motivierte Zusammenarbeit mit Kolleg:innen wird durch den Mangel an Informationen, die mit der erlebten Teamerfahrung durch Anleitung und Beobachtung normalerweise gewonnen werden, gebremst oder ganz und gar verhindert.

Hier zeigt sich, wie wichtig ein strukturierter Onboarding Prozess auch im Home Office ist, denn die Ziele des digitalen Onboardings sind die gleichen, wie vor Ort im Unternehmen: Neben der fachlichen Einarbeitung soll der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin auch sozial in das Unternehmen integriert werden.

Er soll sich sicher und angenommen fühlen, um so seine motivierte Arbeitskraft ins Unternehmen einbringen zu können.

Digitales Onboarding im Home Office: Darauf kommt’s an.

Noch bis vor der Pandemie war das Home Office in Deutschland eher eine Besonderheit. Gerade einmal 4 Prozent der Befragten einer Studie gaben an, vor der Corona Krise im Home Office gearbeitet zu haben. Kein Wunder also, dass diese neue Situation einige Herausforderungen birgt, an die sich alle Beteiligten erst gewöhnen müssen.

Wichtig ist, dass Sie schon im Bewerbungsprozess klar kommunizieren, wie die Einarbeitung von Zuhause aus ablaufen wird. So weiß der neue Mitarbeiter schon von Beginn an, was auf ihn zukommt.

Generell gilt: Das A und O einer effizienten Einarbeitung besteht in der guten Kommunikation. So sollten schon von Beginn an konkrete kurz- und langfristige Ziele und Erwartungen für die Einarbeitungsphase festgelegt werden. Diese sollten dann im täglichen Kontakt transparent kommuniziert und Probleme besprochen werden.

Online_Meetings

Vdieocall auf dem Screen: So sehen viele Meetings heutzutage aus.

Für den/die neue/n Mitarbeiter:in ist es essentiell, dass er jederzeit Kontakt zum Team und den Führungskräften aufnehmen kann, gerade weil er diese eben nicht täglich persönlich trifft. So ist es beispielsweise sinnvoll, regelmäßig morgens ein online Team-Meeting zu haben, bei dem Ziele für den Tag gesetzt und Aufgaben und Fragen besprochen werden.

Generell stellt die persönliche Ebene die größte Herausforderung für neue Teammitglieder im Homeoffice dar. Schließlich kennen Sie den/die neue/n Kolleg:in noch nicht und wissen nicht, ob er oder sie eher eine ruhige Person ist, bei Problemen von selbst auf andere zugeht und ob er/sie lieber viel oder weniger online kommuniziert.

Natürlich fällt im Homeoffice auch das kurze Treffen an der Kaffeemaschine oder die gemeinsame Mittagspause weg, die das Kennenlernen enorm erleichtern. Daher ist es wichtig, auch online auf das gegenseitige Kennenlernen – auch auf persönlicher Ebene – zu achten.

Schließlich arbeiten Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen deutlich besser miteinander, wenn sie sich persönlich verstehen und einander gut einschätzen können.

Nützliche Tipps für den Ablauf: So gelingt Online Onboarding reibungslos.

Das digitale Onboarding bringt so manche Herausforderung mit sich. Damit Sie diese so gut es geht meistern, ist ein gut geplanter Ablauf essentiell. Wir zeigen Ihnen, wie ein reibungsloser Prozess aussehen könnte.

Planung und Vorbereitung des Onboardings.

Zunächst sollte das Team über den/die neue/n Kolleg:in in Kenntnis gesetzt und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Wer ist der neue Ansprechpartner:in für das neue Teammitglied? Und wer kümmert sich um die fachliche Vorbereitung? Das sollte von Anfang an geklärt werden, damit der/die neue Kolleg:in genau weiß, an wen er/sie sich bei Fragen wenden soll.

Außerdem müssen Sie sich um die Arbeitsmaterialien für den/die neue/n Mitarbeiter:in kümmern. Werden diese am ersten Tag vor Ort ausgehändigt oder werden sie von einem Teammitglied vorbei gebracht? Auch per Post können fertig eingerichtete Hardware und weitere notwendige Materialien verschickt werden.

Diese Arbeitsmaterialien sind besonders wichtig:

  • Hardware (Laptop etc.)
  • Software und Login-Daten (VPN-Zugang, E-Mail, interne Tools,...)
  • Willkommenspaket inkl. Onboarding-Leitfaden für einen schnellen Überblick über Schritte und Aufgaben

Sie können auch über ein sogenanntes Buddy-Programm nachdenken. Hier wird dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin ein Buddy, also ein/ Kolleg:in, zugeordnet, der als weitere Kontaktperson gilt. So können auch direkt neue Kontakte geknüpft werden. Ein Buddy kann sich beispielsweise auch über ein virtuelles Kaffee-Date nach dem Wohlergehen des neuen Mitarbeitenden erkundigen und ihn/sie mit anderen Kolleg:innen bekannt machen.

Und hier noch einmal alles Wichtige vor dem ersten Arbeitstag im Überblick:

  • Kommunizieren Sie den Starttermin beziehungsweise die Uhrzeit am Starttag und auch das ungefähre Arbeitsende klar.
  • Sorgen Sie dafür, dass dem neuen Teammitglied am Starttag alle wichtigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen.
  • Das Willkommenspaket sollte auch bereits einige Tage vor Arbeitsbeginn vorliegen.
  • Auch Login-Daten sollten bereits kommuniziert werden.
  • Haben Sie sich für ein Buddy-Programm entschieden, sollte der Kontakt der Person schon vorher mitgeteilt werden.

All diese Punkte sind wichtig, damit sich der/die neue Kolleg:in am ersten Arbeitstag nicht verloren fühlt und schon von Beginn weiß, was auf ihn/sie zukommt.

Welcome: Der erste Arbeitstag.

Der erste Arbeitstag im neuen Job ist für jeden aufregend. Noch aufregender wird er, wenn man nicht wie gewohnt Kolleg:innen und Vorgesetzte live im Büro antrifft, sondern lediglich auf dem Bildschirm sieht.

Seien Sie am ersten Arbeitstag unbedingt vor dem neuen Teammitglied online. Dann sollte es losgehen mit einer Begrüßung und dem kurzen Durchsprechen des Tagesablaufs. Im Grunde unterscheidet sich das digitale Onboarding hier nicht allzu sehr vom traditionellen Onboarding, es findet eben nur über Video statt.

Online_Onboarding_LinkedIn

So sieht der erste Tag beim LinkedIn Online Onboarding aus.

Stellen Sie sicher, dass das neue Teammitglied über den gesamten Tag eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner erreichen kann. Sie sollten daher in engem Kontakt bleiben und wenn nötig eine weitere Ansprechperson bestimmen.

Mit Hilfe von Präsentationen, Guides und Videos können Sie dann am ersten Tag Ihre Unternehmenskultur, Produkte und Arbeitsprozesse präsentieren und dem neuen Teammitglied einen Einblick geben, was ihn erwartet.

Orientierung und Einarbeitung in der ersten Woche.

In der ersten Arbeitswoche sollte die Kommunikation besonders eng sein. Daher sind regelmäßige Meetings und auch Gruppen-Calls wichtig. Auch Gespräche mit anderen Abteilungen, mit denen der/die neue Mitarbeiter:in zusammenarbeiten wird, sollten bereits geplant werden. Achten Sie aber darauf, den/die neue/n Kolleg:in nicht zu überfordern. Er/sie muss nicht alle Teammitglieder an einem Tag kennenlernen.

Im Laufe der Woche sollte das neue Teammitglied dann auch die anderen Mitarbeiter:innen des Unternehmens oder, je nach Größe, der Abteilung kennenlernen. Bei einem Online Meeting können sich alle gesammelt vorstellen. So hat der/die neue Mitarbeiter:in ein Gesicht zu einem Namen und lernt die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Kolleg:innen kennen.

Natürlich sollte die erste Woche aber nicht nur zum Kennenlernen genutzt werden, sondern zur intensiven Einarbeitung in Arbeitsprozesse und Tools. Dafür können Sie beispielsweise E-Learning Lösungen und Ihre Bildschirmfreigabe nutzen.

Darüber hinaus sollten Sie in der ersten Woche regelmäßig Feedback einfordern und geben. Kommt der/die neue Mitarbeiter:in mit den Aufgaben klar? Gibt es irgendwelche Probleme? Dem neuen Teammitglied hilft Feedback zur Orientierung, schließlich weiß er noch nicht, ob die erledigten Aufgaben so gemacht wurden, wie es für das Unternehmen üblich ist. Auch Lob und Anerkennung sollten gegeben werden, wenn etwas gut läuft.

Integration neuer Mitarbeiter:innen.

Eine soziale Integration von Zuhause aus ist nicht einfach. Daher sollte, um das Teamgefühl auch aus der Ferne aufrecht zu erhalten und das neue Teammitglied schnell ins Unternehmen zu integrieren, auf einen persönlichen Austausch geachtet werden.

So können beispielsweise digitale Mittags- oder Kaffeepausen gemacht, Geburtstage gefeiert oder Remote-Spieleabende veranstaltet werden.

Einmal im Jahr sollte zudem aber auch ein Live Treffen stattfinden, bei dem sich Mitarbeiter:innen mal wieder face-to-face austauschen können.

Dieses Tools helfen bei der Einarbeitung im Home Office.

Ein reibungsloser Ablauf des Onboarding Prozesses wird auch mit den richtigen Tools unterstützt. Für Unternehmen gibt es zahlreiche digitale Lösungen, die den Ablauf der online Einarbeitung strukturieren und erleichtern.

Onboarding Software und Apps.

Spezielle Onboarding Software, oder auch Mitarbeiter-Onboarding System genannt, sind spezielle HR Software tools, die speziell darauf ausgerichtet sind, neuen Mitarbeiter:innen eine ansprechende Erfahrung zu bieten, damit sie sich von dem Moment an, wenn ihnen der Job angeboten wird, mit ihrem neuen Unternehmen und ihren Kollegen verbinden können. Mit ihrer Hilfe wird der Onboarding Prozess koordiniert und gleichzeitig der administrative Aufwand für HR minimiert.

Mit Hilfe von Onboarding Software lassen sich beispielsweise interaktive Lerninhalte und Kurse für die neuen Mitarbeiter:innen erstellen, um das Unternehmen und seine internen Prozesse besser kennenzulernen. Auch lästiger Papierkram kann mit der Software digital erledigt werden.

Die Erstellung der einzelnen Inhalte und Darstellung interner Prozesse bedeutet allerdings je nach Programm viel zeitlichen und personellen Aufwand. Meist lohnt sich eine solche Software erst dann, wenn eine größere Menge an Mitarbeiter:innen in einer bestimmten Zeit neu eingestellt werden.

Sie möchten eigenen E-Learning Content erstellen? Darauf sollten Sie unbedingt achten! »

Kommunikationsplattformen.

Kommunikationsplattformen werden mittlerweile eigentlich fast schon in jedem Unternehmen genutzt, egal ob sie im Home Office sitzen oder nicht. Sie fördern die unternehmensinterne Kommunikation und ermöglichen einen unkomplizierten und schnellen Austausch mit den Kolleg:innen. Gleichzeitig fördert die Kommunikation durch Social Software wie beispielsweise Slack das Gemeinschaftsgefühl und gibt ein Gefühl der Nähe trotz räumlicher Distanz.

Für Meetings und persönliche Gespräche stellen Videokonferenzen das zentrale Medium im Home Office dar. Hier eignen sich etwa Tools wie Microsoft Teams oder Zoom.

Projektmanagement-Tools.

Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana eignen sich zum Anlegen einzelner Projekte. So behält jede/r Mitarbeiter:in den Überblick über anfallende Aufgaben, Deadlines, Inhalte und Ansprechpersonen. Es können Links und Zugänge erfasst und Ansprechpersonen, an die sich das neue Teammitglied wenden soll, festgelegt werden. So kann das neue Mitglied gleich in anfallenden Aufgaben einbezogen werden und seinen Fortschritt dokumentieren.

Aufgaben_Organisieren_Asana

In den Listen von Asana werden die einzelnen Arbeitsschritte für alle Teammitglieder übersichtlich dargestellt.

E-Learning Lösungen.

Mit E-Learning Lösungen lassen sich neue Mitarbeiter:innen schnell auf den neuesten Stand interner Systeme und Tools, Produkte, Unternehmenswerte etc. bringen. Dabei stellt das Video das zentrale Medium dar, denn es eignet sich natürlich für Präsentationen und ist eine hochwirksame Methode zur Vermittlung von Informationen. Das Gute: Fach- und unternehmensspezifische Inhalte können so einfach und ressourcensparend zugänglich gemacht werden. Erlerntes Wissen kann dann sogar in Form unterschiedlicher Tests abgefragt werden.

Dem Format sind im eLearning keine Grenzen gesetzt.

Sie möchten wissen, wie Sie Mitarbeiter:innen im E-Learning motivieren können? »

Mit Online Onboarding zum Erfolg im Home Office.

Noch ist die Angst vor dem Onboarding im Home Office wohl noch nicht völlig vergessen, doch wie Sie gesehen haben gibt einige Tools und Tipps, die den Prozess auch von zu Hause aus reibungslos durchführen lassen.

Das zentrale Element im Onboarding im Home Office sind Videos, denn mit ihnen lassen sich nicht nur Informationen, sondern auch Emotionen effektiv transportieren. So bekommen neue Teammitglieder ein Gefühl für ihr Unternehmen und lernen wichtige Abläufe, Tools etc. kennen.

Sie möchten Ihre Mitarbeiter:innen von Zuhause aus onboarden und dafür Videos nutzen? Dann lassen Sie uns bei der Erstellung Ihres perfekten E-Learnings behilflich sein »

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