Wir zeigen Ihnen, was es mit sicherem Video Sharing auf sich hat und welche Videos Sie nur privat teilen sollten. So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen intern bleiben, Sie aber trotzdem von der Video-Kommunikation profitieren.
Keine Lust zu lesen? Kein Problem. Hören Sie einfach unseren Blogcast:Wenn ein Video viral geht, ist das eine tolle Sache.
Doch nicht jedes Video ist für viele Augen bestimmt. Manchmal enthält ein Video sensible Daten, die nur für den internen Gebrauch verfügbar sein sollten.
Gerade dann ist es wichtig, Videos sicher zu verschicken.
Mit dem aktuellen Shift zu remote Teamarbeit, aufgrund des Coronavirus, findet immer mehr Kommunikation über Video statt.
Sei es ein Mitschnitt des Quartals-Meetings, ein Briefing für ein Projekt oder die simple Erklärung eines Prozesses von Mitarbeiter zu Mitarbeiter.
KPIX CBS SF Bay Area berichtet über die Tochter, die versehentlich ein vertrauliches Video über den Arbeitgeber ihres Vaters veröffentlichte.
Bildschirmaufzeichnungen und klassische Videos sind aus der Fernarbeit nicht mehr wegzudenken.
Daher sollten Sie sich spätestens an dieser Stelle Gedanken machen, wie Sie Ihre Videos eigentlich teilen. Stellen Sie klare Regeln für Ihre Mitarbeiter auf und präsentieren Sie Wege, in dieser Krise sicher über Video zusammenzuarbeiten.
Wir zeigen in diesem Artikel, warum es wichtig ist, auf sichere Anbieter zurückzugreifen und wie das am besten funktioniert.
Darum geht es bei datensicherem Video Sharing.
Bei sicherem Video Sharing geht es darum, dass interne Informationen nicht versehentlich, oder durch einen Hack an die Öffentlichkeit geraten.
Stellen wir uns einmal vor, die Aufsichtsratssitzung tagt in einer Videokonferenz und wird aufgezeichnet. Das Video wird anschließend Personen, die Zugriff auf die Informationen benötigen, zur Verfügung gestellt.
Der Mitarbeiter, der das Video aufgezeichnet hat, lädt dies bei YouTube hoch, und teilt den Link intern.
Durch Zufall kommt ein Mitbewerber durch die Suchfunktion bei YouTube später genau auf dieses Video – Dieses Szenario möchten Sie mit sicherem Video Sharing vermeiden.
Alternativ ist es nicht Ihre Konkurrenz, die Zugriff auf Ihre interne Videos hat, sondern jemand aus der Öffentlichkeit. Solche Video Leaks können schnell viral gehen, wonach jeder Wissen über interne Prozesse, Strategien und Produkte besitzt.
Gerade aktuell, zu Zeiten des Coronavirus, arbeiten viele Teams von zu Hause aus.
Man kann nicht mal eben einer Person im Büro auf die Schulter tippen und sich einen Prozess erklären lassen.
Stattdessen nimmt der Mitarbeiter seinen Bildschirm auf und erklärt nebenher den Sachverhalt. Anschließend teilt er das Video mit seinem Kollegen.
Aber nicht nur die Kommunikation unter Mitarbeitern, auch die vom Chef oder Teamleiter zu Angestellten, läuft immer mehr über Video ab.
Als Chef liefern Sie zum Beispiel regelmäßige Updates an das Team, um den Arbeitsprozess zu lenken, die Motivation der Mitarbeiter zu fördern und interne Informationen weiterzuleiten.
Diese Informationen aus den Videos sollte nicht an die Öffentlichkeit gelangen.
Gleichzeitig kann Video aber auch, wenn richtig implementiert, eine Kommunikation sicherer machen.
Vidyard spricht darüber, wie aktuell Video die Kommunikation in der Fernarbeit erleichtert.
Informationen, die per Textnachricht oder E-Mail geteilt wurden, können sehr einfach kopiert werden. Mit ein paar Klicks haben Sie die Worte in einer Datei gespeichert oder sofort weitergeleitet. Bei Video ist das anders. Sie können die Datei so absichern, dass Sie nur intern geteilt oder angesehen wird.
Zum Schluss vermittelt ein Video Inhalte sicherer als ein Text, da weniger Raum für Missinterpretationen bestehen.
Bei dem Video bekommen Sie Mimik, Gestik und Stimmschwankungen mit. Weiterhin können Sachverhalte visuell dargestellt und gezeigt werden. So wird die Kommunikation in dem Sinne sicher, dass jeder Mitarbeiter die mit ihm geteilten Informationen auch wirklich versteht.
Möglichkeiten, ein Video abzusichern.
Wenn es darum geht, Video Sharing abzusichern, sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:
- Wer kommuniziert mit wem?
- Welche Informationen werden in den Videos geteilt?
- Wer benötigt Zugriff auf die Videos?
- Wie erhalten Personen Zugriffsrechte auf ein Video?
- Wie rufen sie das Video auf und sehen es an?
- Wie lange muss die Information verfügbar sein?
- Unterliegen Sie bestimmten Datenschutzvorschriften?
- Was ist Ihr Budget?
- Was würde passieren, wenn jemand außerhalb der beabsichtigten Personen Zugriff auf das Video erhält? Das gilt sowohl für interne als auch für externe Personen. Wie hoch ist das Risiko?
Sie sehen also, Risiko und Budget bestimmen, wie Ihre Video Sharing Plattform aussehen wird.
Je nachdem, wie hoch Ihre Ansprüche sind, können Sie existierende Dienste online nutzen, oder eine eigene, in Ihrem Unternehmen gehostete, Lösung.
Zumeist erfolgt die Überprüfung auf Zugriffsrechte über eines dieser fünf Kriterien:
- Jeder im Besitz des Links kann das Video ansehen.
- Jeder mit dem Link und einem Passwort kann es anschauen.
- Nur Personen mit einer bestimmten IP Adresse sind zugelassen.
- Nur Personen mit einer bestimmten IP Adresse und dem Passwort erhalten Zugriff.
- Nutzer müssen sich erst über Single-Sign-On anmelden, um zu der Plattform zu gelangen. Diese Verwaltet die jeweiligen Rechte.
Wir geben Ihnen im Folgenden ein Gefühl für die Einsatzgebiete von Video Sharing und sprechen anschließend über die bekannteste Plattform (YouTube) und die Alternativen.
Das sind die Top-Einsatzgebiete.
Skizzieren Sie zunächst in Stichpunkten oder in einer Mind Map interne Prozesse. Wie lief die Kommunikation bisher ab. An welchen Stellen würde sich Video lohnen?
Video ist als Kommunikationsmittel relativ neu auf dem Markt.
Aber gerade aktuell, da viele Teams remote zusammenarbeiten müssen, wird es wichtiger denn je.
Wo zuvor Kommunikation von Person zu Person im realen Leben stattfand, muss jetzt ein Video herhalten. Aber auch Informationsaustausch über Text oder Telefonate werden teilweise von Videos abgelöst.
Video hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie sowohl verbale als auch non-verbale Signale vermitteln können. Ein Telefonat bringt die verbalen Signale mit sich, nicht jedoch die non-verbalen. Ein Text beinhaltet weder noch.
Bei der Arbeit aus dem Homeoffice ist es wichtig, dass Anweisungen richtig verstanden werden.
Jeder arbeitet in seiner eigenen Bubble zuhause. Damit die einzelnen Prozesse und Teilaufgaben später reibungslos ineinander greifen benötigt es eine hervorragende Kommunikation.
Ein Einsatzbereich ist die Kommunikation mit Teamkollegen. Eventuell müssen Sie einen Arbeitsschritt erklären. Oder Sie arbeiten an der gleichen Aufgabe und möchten zeigen, was Sie bisher getan haben. Ein anderes Szenario ist, alle aus dem Team auf den gleichen Wissensstand zu bringen.
Irma Mesa gibt Tipps für den Einsatz von Video in verteilten Teams.
Neben Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter gibt es auch die Chef-zu-Mitarbeiter Kommunikation. Hier versenden Sie Videobotschaften, um das Team zu motivieren. Oder Sie berichten über strategische Entscheidungen.
Auch Teambesprechungen können Sie Aufzeichnen, damit sich Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten, die Info im Nachhinein ansehen können.
Video hat den Vorteil, dass man es sich so oft wie nötig und im eigenen Tempo ansehen kann. Das verbessert den internen Wissensaustausch und macht Ihr Team effizienter.
Zuletzt finden Videos auch in Schulungen Ihre Einsatzberechtigung. Diese sind nicht von einer Person für eine bestimmte andere Person, sondern werden für ausgewählte, zukünftige Zuschauer erstellt. Das Zugriffsrecht klärt sich also interaktiv nach Erstellung der Videos.
Spätestens nachdem die Videos erstellt sind, geht es darum, wie sie geteilt werden.
Das kann eine E-Mail an einen Verteiler sein, über einen Instant Messenger wie Slack, Google Hangouts oder Microsoft Teams, ein Post oder Artikel in Ihrem Intranet oder eine dedizierte Video Plattform.
Diese Videos sollten Sie nur privat teilen.
Im speziellen sollten folgende Videos auf jeden Fall von Ihnen geschützt werden:
- Briefings zu Tasks.
- Onboarding Videos.
- Videos für Schulungszwecke.
- Updates und Videos mit strategischen Infos.
- Troubleshooting Videos.
- Mitschnitte von Meetings.
Alle Videos, die vertrauliche Informationen enthalten, sollten von Ihnen geschützt werden.
Bedenken Sie, dass nicht nur geteilte Bildschirminhalte und gesprochene Wörter vertrauliches enthalten können.
In einem Video kann zum Beispiel im Hintergrund ein Blackboard mit Infos aus dem letzten Teammeeting sein. Oder ein Mitarbeiter teilt seinen kompletten Bildschirm, anstelle der offenen Anwendung, und gibt ungewollt interne Informationen in dem Mitschnitt preis. Zum Beispiel über Namen von Dateien auf dem Desktop oder über ein Pop-Up einer ankommenden E-Mail mit Betreff und Absender.
Eine kurze Sekunde einer solchen Info in einem Video reicht aus. Denn der Zuschauer kann das Video ja pausieren, heran zoomen und so die Details erspähen.
Daher sollten Sie um sicherzugehen, Videos, die für den internen Zweck gedreht wurden, auch nur privat teilen.
Videos, die für Social Media am Arbeitsplatz gedreht werden, müssen auf vertrauliche Informationen im Hintergrund überprüft werden. Anschließend werden diese Art von Videos natürlich öffentlich geteilt.
Kommen wir jetzt zu dem sicheren Upload und Teilen von Videos!
Wir sprechen in dem ersten Abschnitt über das verbreitetste Video Hosting Tool, YouTube, und gehen anschließend auf die Alternativen ein.
Privater Video-Upload bei YouTube.
YouTube bietet keine Möglichkeit, einen Kanal auf privat zu stellen. Sie können die Einstellung lediglich für Ihre Videos vornehmen und Ihre Abos und gelikten Videos verheimlichen.
Für letzteres klicken Sie oben rechts auf Ihr Bild in Ihrem Account. Anschließend klicken Sie auf das Zahnrad für die Einstellungen. Jetzt sehen Sie unter dem Reiter Datenschutz diese drei Checkboxen:
Nehmen Sie bei YouTube diese Datenschutz-Einstellungen vor.
Vergessen Sie nicht unten auf den Speichern-Button zu klicken, damit Ihre Änderung gesichert ist.
Wenn Sie bei YouTube ein Video hochladen, können Sie es auf die folgenden drei Arten verfügbar machen.
Die Standardeinstellung ist öffentlich. Jeder kann Ihr Video über die Suchfunktion finden und über den Link aufrufen.
Die zweite Einstellung ist privat. Sie müssen andere Personen, die einen Google-Account besitzen dazu einladen, das Video zu bearbeiten. Nur diese Personen können das Video auch ansehen.
Mit der dritten Einstellung, nicht gelistet, erhalten Sie eine Option zwischen öffentlich und privat. Sie stellt sicher, dass ihr Video nicht über die Video-Suche oder Video-Vorschläge auffindbar ist. Es kann nur direkt mit dem Link geöffnet werden.
Sie können außerdem eine globale Einstellung setzen, die in Zukunft für alle hochgeladenen Videos gilt. Dafür wählen Sie unter den Einstellungen, Standardeinstellungen für Uploads aus und treffen dort die gewünschten Änderungen.
Beachten Sie, dass die Standardeinstellungen nur für über den Browser auf einem PC hochgeladene Videos gilt. Bei Uploads über das Handy oder Google Hangouts On Air müssen Sie die Einstellung für jedes Video wieder einzeln setzen.
CHIRANJIT360 zeigt, dass auch private und gelöschte YouTube Videos, falls archiviert, eingesehen werden können.
Sie merken, es kann schnell mal ein Fehler passieren, und ein Video öffentlich online gestellt werden.
Ferner schützt die Link-Funktion natürlich nicht wasserdicht Ihre Informationen. Jemand, der verschiedene Links durchprobiert oder den Algorithmus von YouTube knackt, kann Ihre Links erraten.
Daher sollten Sie, bevor Sie Ihre Unternehmens-Videos über YouTube teilen, nachdenken, welches Risiko Sie eingehen und ob dies vertretbar ist.
Sicherer Video-Upload und Link verschicken ohne YouTube.
Eine weitaus bessere Alternative zu YouTube, Facebook, Vimeo und Co ist Vidyard. Aktuell erhalten Sie dort sogar einen kostenlosen Business Account zu Zeiten des Coronavirus.
Bei Vidyard können Sie Ihre Videos mit Passwort schützen, den Zugriff auf IP Adressen beschränken und Single-Sign-On aktivieren.
Der Konkurrent von Vidyard, Wistia, ermöglicht ebenfalls einen Passwortschutz und privates Video Sharing für eingeladene Personen.
Nextiny Marketing vergleicht die Features von Vidyard und Wistia.
Zur erwähnen ist jedoch, dass der Passwortschutz bei Wistia nicht pro Video sondern für alle Videos insgesamt gilt. Sie können also nicht verschiedene Personengruppen voneinander trennen.
Ein genauso hohes Sicherheitsniveau wie Vidyard bietet StreamingVideoProvider. Hier können Sie zum Beispiel einen Passwortschutz pro Video und Playlist vornehmen, nach IP Adressen beschränken, Downloads verbieten und ein Wasserzeichen zum Video hinzufügen.
Hier erhalten Sie einen Einblick in die Video Streaming- und Hosting-Plattform StreamingVideoProvider.
Letztendlich kommt es darauf an, wie hoch Ihr Budget und Ihr Schaden bei einem Leak sind. Zusätzlich entscheiden auch die zuvor angesprochenen Einsatzgebiete und Use Cases.
Egal, wie Sie sich, entscheiden, es gibt auf jeden Fall eine Möglichkeit für Ihr Video Sharing Szenario.
Aktuell haben wir die einzigartige Möglichkeit, die Arbeit in einem remote Team kennenzulernen. Dies hat Auswirkungen auf unsere Kommunikationsmittel und bringt Video immer mehr in den Vordergrund.
Nutzen Sie die Chance, um auch Ihre interne Kommunikation effizienter zu gestalten.
Wie immer stehen wir Ihnen natürlich gerne mit Rat und Tat zur Seite.
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