Virtueller Messeauftritt in 2023 – So meistern Sie Ihr Event

Der neue Trend heißt: Virtuelle Messe! Erfahren Sie hier, was zu einem erfolgreichen digitalen Showroom alles dazugehört.

Corona hat Messen und Großveranstaltungen in 2020 und zukünftigen Jahren unmöglich gemacht. Viele vorbereitete Inhalte konnten nicht vor Publikum gezeigt werden oder wurden in gekürzter Form in Webinaren abgehalten.

In 2023 ist es weiterhin nicht möglich, analoge Messen ohne gesundheitliche Risiken abzuhalten. Virtuelle Messen werden immer interessanter für Unternehmen.

So funktioniert zum Beispiel die digitale Messe NEXUS 2021, gezeigt von Händlerbund.

Doch nicht nur der Sicherheitsabstand macht eine virtuelle Messe zu einem erstrebenswerten Format!

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, warum sich eine virtuelle Messe lohnt und wie Sie Ihre eigene digitale Messe erfolgreich organisieren.

Was ist eine digitale Messe?

Eine digitale, oder virtuelle Messe ist eine Messe, die nicht ortsgebunden, sondern Online stattfindet. Genau wie eine klassische Messe, ist die digitale ebenfalls zeitgebunden. Das heißt, sie läuft in einem vorher bekanntgegebenen Zeitraum ab.

Bei digitalen Messen sehen Teilnehmer:innen die Vorträge online, ähnlich wie bei Webinaren.

Hinzu kommen Tools und Mechanismen, die Interaktionen zwischen Teilnehmer:innen sowie Teilnehmer:innen und Vortragenden ermöglichen können. Diese simulieren den analogen Messe-Charakter.

So gibt es zum Beispiel virtuelle Messeständen, an denen ein:e Mitarbeiter:in stellvertretend für das Unternehmen bereit steht. Wenn Sie einen solchen Stand aufrufen, wird Ihnen die Person per Videoübertragung angezeigt. Sie können, je nach Software, dann mündlich oder schriftlich in einem Chat Fragen stellen und in ein Gespräch treten.

In diesem Video werden Sie durch eine virtuelle Messe mit VRtual X geführt.

Die virtuellen Messeständen sind wie die analogen Stände offen für alle. Es kann also passieren, dass sie sich in einer regen Unterhaltung mit Veranstalter:innen und anderen Kund:innen wiederfinden.

Ein anderes Feature sind Workshop-Räume. Neben den Vorträgen können nämlich auch interessante Workshops absolviert werden. Diese laufen wie ein Online-Kurs mit Präsenzveranstaltung ab.

Manche Tools zum Veranstalten digitaler Messen bieten außerdem Möglichkeiten, zufällig mit anderen Teilnehmer:innen zusammengewürfelt zu werden. Erinnern Sie sich an die Plattform Chat Roulette? Ähnlich kommen Sie hier mit Anderen ins 1:1 Gespräch von Kamera zu Kamera.

Hier sehen Sie ein Messe-Format mit visuellen Live-Interaktionen von Faber Audiovisuals.

Die klassisch virtuelle Messe läuft in 2D ab – mit Videoübertragungen, während jeder an seinem Computer sitzt. Andere bauen auf ein 3D-Modell mit Virtual Reality Elementen.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können zum Beispiel einen eigenen Avatar festlegen. Auf einem virtuellen Geländeplan sehen sie anschließend die Avatare aller Teilnehmer:innen und können von Stand zu Stand wandern.

Doch worin genau liegen die Vorteile einer digitalen im Vergleich zu einer analogen Messe?

Was sind die Vorteile von virtuellen Messen?

Viele der gerade besprochenen Features haben es sich zur Mission gemacht, analoge Messen zu simulieren.

Ein realer, menschlicher Kontakt ist natürlich trotzdem etwas anderes als der über Video simulierte. Das ist klar. Die digitale Messe besitzt jedoch auch ihre ganz eigenen Vorteile!

Manche Teilnehmer:innen fühlen sich hinter ihrem Computer eventuell sogar wohler als in einer Messehalle. Vor allem bei dem Stöbern an Messeständen von Unternehmen kann es hin und wieder zu unangenehmen Verkaufsgesprächen mit Mitarbeiter:innen kommen.

Bei der virtuellen Messe kann der Teilnehmer oder die Teilnehmerin hingegen die vorhandenen Materialien am Stand in Ruhe durchgehen. Er bestimmt, wann und wie (mit eigener Kamera an oder aus) er mit den Stand-Begleiter:innen in Verbindung treten möchte.

Auch die Unterhaltung in einer Gruppe kann über einen Chat angenehmer für manch einen als im realen Leben sein.

WWM bespricht 5 Erfolgsfaktoren für einen virtuellen Messestand. So gelingt der Messeauftritt!

Gibt es eine Funktion, die zufällig Teilnehmer:innen zum Austausch zusammenbringt, ergeben sich außerdem Möglichkeiten, die bei der analogen Messe nicht existieren. Teilnehmende Personen kommen mit Menschen ins Gespräch, die sie so vielleicht nicht angesprochen hätten.

Ein weiterer großer Vorteil der virtuellen Messen liegt in der Nachhaltigkeit. Es finden weniger Fahrten für die Beteiligten und den Transport von Equipment statt. Dies ermöglicht eine Messe mit erheblich geringeren ökologischen Fußabdruck und spart zusätzlich noch einiges an Zeit.

Relevant für die Entscheidung für eine digitale Messe oder einen digitalen Showroom kann außerdem die Ortsunabhängigkeit sein. Online können Sie ein viel größeres und verteiltes Publikum erreichen – ganz ohne die Einschränkungen der Wahl von einem Ort.

Ein anderer Grund für eine digitale Messe kann ein begrenztes Budget sein. Sie können eine virtuelle Messe nämlich schon mit wenigen Mitteln abhalten. Google Meet, Skype, Zoom oder auch YouTube bieten zum Beispiel Funktionen zum Live-Streaming an.

Wussten Sie, dass Sie ein Online Event auch über Zoom abhalten können? Podia zeigt wie.

Bei einer virtuellen Messe fallen teilweise der Messeaufbau und die Kosten für die Räumlichkeiten weg. Es sei denn, Sie realisieren einen Bühnenaufbau und nehmen Vortragende dort auf.

Zuletzt ist ein großer Vorteil von Online Messen, dass Sie diese später besser Auswerten können. Sie können Daten zu den Teilnehmer:innen sammeln, ihren Interessen, Pain Points, den anwesenden Unternehmen und mehr.

Es ist Ihnen außerdem möglich, kleine Abstimmungen einzuschleusen und so als Ziel Feedback zu sammeln. Außerdem sehen Sie, welche Vorträge und Workshops besonders gut bei Ihrem Besuchankamen. Sie erhalten die Teilnehmerzahlen und können auswerten, ob und wann ein Teilnehme:inr die Messe verlassen hat.

Im nächsten Jahr veranstalten Sie auf Basis der Daten eine noch interessanteren Messeauftritt. Oder Sie nutzen die gewonnenen Erkenntnisse zur Leadqualifizierung und -akquise.

Lassen Sie uns als nächstes einen Blick darauf werfen, was man für eine digitale Messe alles vorbereiten muss. Wie viel müssen Sie hier vorab leisten und worüber sollten Sie sich Gedanken machen?

So planen Sie Ihren digitalen Showroom.

Für Ihre digitale Messe müssen Sie natürlich als erstes ein Thema festlegen.

Fragen Sie nach, was von Ihren Kund:innen gewünscht ist, wo gerade Bedarf besteht. Es ergeben sich viele verschiedene Unterthemen zu möglichen Vorträgen. Diese bündeln Sie zu einem Gesamtpaket und holen Anbieter:innen mit an Board.

Wenn das Thema steht, können Sie sich nämlich um die Akquise von Produkt- und Service-Anbieter:innen sowie Partner:innen für Ihre Messe machen. Diese läuft genau wie für eine analoge Messe ab.

Legen Sie ein kurzes Video bei, das veranschaulicht wie Ihre virtuelle Messe aufgestellt werden soll.

Eventuell haben Ihre Ansprechpartner:innen Bedenken, die Sie sofort ausräumen können. Stellen Sie die Vorteile des Online Events dar und machen Sie Lust auf mehr.

Tipp:
Zeigen Sie vorab in einem Video, welche Features und welchen Aufbau Ihre digitale Messe haben wird.

Unter den Begriff virtuelle Messe fallen die verschiedensten Veranstaltungsformen: Zum Beispiel ein Auftritt mit interaktivem Messegelände in 3D und einzigartigen Interaktionsmöglichkeiten oder als cleane, simple 2D Messe.

Zusätzlich zu Thema, Programm und Messeausstellern benötigen Sie eine Landing Page. Auf dieser bewerben Sie die Messe und regeln die Anmeldungen.

Auch hier eignet sich ein kurzes Video. Kreieren Sie mit einem Trailer die richtige Stimmung, damit möglichst viele auf der Messe vorbeischauen möchten.

Jetzt folgt die Planung der Veranstaltung an sich. Sie benötigen einen Anbieter oder Anbieterin, der Ihnen das nötige Equipment zur Seite stellt. Soll alles komplett online stattfinden, ist dies eine Software für virtuelle Events.

Hier eignen sich zum Beispiel die Anbieter:

• AirLST.
• EXPO-IP.
• Hopin.
• meetyoo.
• Mockup messe.
• Zoom.

Wenn Sie eine hybride Messe veranstalten müssen, engagieren Sie eine Messe- oder Event-Firma aus Ihrem Umkreis. Viele haben sich für virtuelle Events weitergebildet und können Ihnen den perfekten Service bieten.

Beispielsweise wird eine Bühne aufgebaut, die von verschiedenen Richtungen gefilmt und live übertragen werden kann.

Wenn das Setup steht, sollte ein Testdurchlauf folgen. Notieren Sie außerdem mögliche technische Probleme und legen Sie einen Notfallplan zurecht. Geht etwas schief, verfällt niemand in Panik. Sie wissen, was zu tun ist und können den geregelten Betrieb sofort wieder herstellen. Auch hierbei können Ihnen Eventfirmen behilflich sein.

Ein wichtiger Aspekt der Planung ist außerdem die Sammlung und Analyse von Daten. Was möchten Sie mit der Messe bezwecken?

Online Messen bieten einzigartige Möglichkeiten, Feedback einzuholen, Abstimmungen zu schalten und das Verhalten sowie die Interessen der Teilnehmer:innen zu tracken. Legen Sie daher fest, welche Ziele Sie mit der Messe erreichen können.

Nach erfolgreichem Ablauf können Sie diese Daten der Besucher:innen auswerten und für Ihr Ziel nutzen.

Tipp:
Polls helfen Ihnen nicht nur bei der Datensammlung, sondern können einen Talk auch spielerisch auflockern.

Sie haben wahrscheinlich bereits gemerkt, dass es bei der Planung Ihrer Messe sehr stark auf das Format, welches Sie wählen ankommen. Sie können außerdem vieles selbst organisieren oder den Schritt über günstige Tools machen oder aber Sie besorgen sich ein Rundum-Sorglospaket von einem Anbieter oder einer Anbieterin.

Was bedeutet das preislich für die Veranstaltung eine Messe?

Wie viel kostet eine virtuelle Messe?

Wie viel eine virtuelle Messe kostet hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst müssen Sie ein Budget einplanen, um Besucherakquise zu betreiben.

Außerdem sollten Sie festlegen, welche Features Sie für die Messe benötigen. Wie viele Interaktionsmöglichkeiten und Erlebnisse möchten Sie Ihren Kunden bieten? Soll das ganze in 2D oder 3D stattfinden? Sind VR-Elemente gewünscht? Wenn ja, stellen Sie die VR-Brillen zur Verfügung?

Hier sehen Sie die Out-of-the-box-Lösung von dem Unternehmen Hopin.

Als nächstes ist die Teilnehmerzahl relevant für eine Kostenaufstellung der Messe. Viele Anbieter:innen von Tools für virtuelle Messen legen nämlich Preise auf Basis der zu erwartenden Verbindungen mit dem Tool fest.

Das ist auch logisch: Denn eine Plattform, die 100 Besucher:innen erwartet sieht sich weniger Herausforderungen gegenüber als eine, die mit 30.000 Besucher:innen rechnet. Sie möchten schließlich sicher sein, dass später alles reibungslos abläuft und die Messe ohne Ausfälle erreichbar ist.

expo-IP nennt zum Beispiel Kosten von 3.500 € mit denen Unternehmen ein virtuelles Event veranstalten können.

Bei Zoom kommen Sie mit 37 € pro Monat für 100 Teilnehmer:innen, 316 € für 1.000 Teilnehmer:innen und beispielsweise 6.036 € pro Monat für 10.000 Teilnehmer:innen zurecht.

Bei den meisten Anbieter:innen von virtueller Messe-Software müssen Sie jedoch anfragen für eine individuelle Preiskalkulation. An dieser Stelle bekommen Sie dann auch gleich einen Rundgang und alle wichtigen Funktionen erklärt.

Tipps zur Planung der perfekten virtuellen Messe in 2023.

Zum Schluss möchten wir Ihnen jetzt noch ein paar Tipps für Ihre Messe mit auf den Weg geben.

Das Abendblatt-TV zeigt eine Landschaftsbau-Messe, die einen virtuellen statt einem analogen Auftritt hatte.

Im Grunde gilt, jede Messe, die analog stattfindet, kann auch online abgehalten werden.

Wenn Sie zum Beispiel Equipment auf einer Messe zeigen wollen und nicht alles von Zuhause aus ablaufen kann, sollten Sie über eine hybride Form nachdenken. Eventuell können Sie Prototypen an Standorten für Messebesucher:innen bereithalten oder sogar zu den Personen schicken?

Oder Sie verwenden VR- oder AR-Technologien, damit der oder die Teilnehmer:in alles so real wie möglich erleben kann.

Der Event Manager Blog tauscht sich über die Zukunft hybrider Events aus.

Einmal geplant, können Sie das Konzept auch für weitere Messen verwenden. Der Planungsaufwand sinkt und Sie werden sich sicherer in der Durchführung fühlen.

Wenn ein professioneller Auftritt ein Muss ist, empfehlen wir, dass Sie eine Eventagentur engagieren. Diese kümmert sich später um einen reibungslosen (technischen) Ablauf.

Nichts ist ärgerlicher, als wenn Teilnehmer:innen sich nicht einloggen können oder die Verbindung zwischendurch abbricht.

Als nächstes könne wir ein Promo-Video für das Zeil der Besucherakquise empfehlen!

Ein Video kann nämlich perfekt Emotionen einfangen, Wissen vermitteln und zu einem Kauf eines Tickets anregen.

Ein Promo-Video wie dieses der Delack Media Group eignet sich perfekt für die Vermarktung einer virtuellen Messe!

Wo wir schon einmal bei Video sind: Haben Sie bereits über einen Messefilm nachgedacht?

Nehmen Sie das virtuelle Event in jedem Fall auf, damit Sie die Aufnahmen für das Marketing der nächsten virtuellen Messe verwenden können!

Außerdem können Sie Ihren Besucher:innen einen kleinen Bonus bieten: Alle wichtigen Talks und/oder Workshops sind später als On-Demand-Video erhältlich. Natürlich ist es auch möglich, diese als Bundle zu verkaufen.

Auf zu Ihrer eigenen virtuellen Messe!

Wie Sie sehen, ist der Einstieg in die virtuelle Messewelt nicht schwer.

Legen Sie Ihr Budget fest, erkundigen Sie sich nach passenden Formaten und Anbieter:innen und starten Sie die Vermarktung Ihrer Messe.

Wenn wir Sie bei der Produktion von Videos unterstützen können, melden Sie sich gerne bei uns.

Wir könne zum Beispiel ein FAQ-Video in Ihrem Branding generieren, das vor der Messe die wichtigsten Fragen der Teilnehmer:innen beantworten. Ebenso lässt sich ein solches Video für die Anbieter:innen mit Messestand generieren.

Für Personen, die sich zum ersten Mal auf eine virtuelle Messe bewegen, nimmt ein solches Video den Stress aus der Teilnahme. Sie helfen allen Beteiligten, sich wohlzufühlen und einen positiven Eindruck der Messe zu erlangen.

Gerne helfen wir auch bei der Vermarktung mit einem Promo-Video, Trailer und kleinen Teaser-Videos für Social Media Posts und Kund:innen.

Sprechen Sie uns einfach hier an, wir verhelfen Ihrer virtuellen Messe zum Erfolg »