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Videoeinsatz im Homeoffice – Von Bildschirmaufnahme bis Videochat

Videoeinsatz im Homeoffice – Von Bildschirmaufnahme bis Videochat

Liesa Huppertz
18. Mai 2020

Wir zeigen Ihnen, wie Tools zur Bildschirmaufnahme und zum Videochat Ihren Arbeitsalltag aus dem Homeoffice vereinfachen. Arbeiten Sie produktiv im Team zusammen, mit perfekten Arbeitsschritten – auch von Zuhause aus!

Keine Lust zu lesen? Kein Problem. Hören Sie einfach unseren Blogcast:

 

Wer kann, arbeitet aus Vorsicht gegen die Ausbreitung des Coronavirus im Homeoffice.

Sei es alleine als Freiberufler, als Mitarbeiter eines Unternehmens oder als Chef eines ganzen Teams.

Den fehlenden physischen Kontakt kann man durch gezielte Strukturen, Video Meetings und Bildschirmaufnahmen nachahmen.

Hier sehen Sie einen TEDxTalk zum Thema Produktivität bei Fernarbeit.

Bereits vor vier Jahren wurde von einer Revolution der Fernarbeit gesprochen. Erste Firmen probierten feste Homeoffice-Tage aus oder ließen Mitarbeiter sogar komplett den Arbeitsort wählen.

Mittlerweile gibt es Unternehmen, die ganz ohne Niederlassungen arbeiten. Die Teams sind auf der ganzen Welt verteilt und kommen über Video-Calls zusammen.

65% gaben an, dass sie von zu Hause aus produktiver arbeiten, 86%, dass die Remote-Arbeit ihr Stresslevel gesenkt hat und 89%, dass sie gesundheitlich mehr auf sich achten.

In dieser Umfrage gaben 48% der Befragten an, dass sie gerne in Telearbeit arbeiten würden.

Aktuell ist die Entscheidung für alle gefallen.

Wer seinen Beruf auch von zu Hause aus verrichten kann, muss ab sofort dort seinen Arbeitsplatz einrichten.

Damit die Zusammenarbeit nicht völlig planlos abläuft und alle produktiv gemeinsam an Projekten arbeiten können, lohnt sich der Einsatz von Video.

Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie mit Videoeinsatz Ihre Arbeit im Homeoffice erleichtern, die Motivation der Mitarbeiter steigern und insgesamt produktiver werden.

Lassen Sie uns direkt mit dem Aufzeichnen von Screencasts beginnen.

Ein Briefing-Video aufnehmen.

Mit dem richtigen Tool können Sie mit ein paar wenigen Klicks Ihren Bildschirm aufnehmen und in einem Video festhalten.

Das bedeutet, sie können auf Ihrem Bildschirm etwas zeigen, sich durch verschiedene Apps und Dokumente klicken und das Tool schneidet alles mit.

Gleichzeitig wird auch noch Ihr Ton aufgenommen, damit Sie nebenher etwas zu den Inhalten erklären können.

Wenn Sie möchten, schalten Sie Ihre Kamera an, und die Software filmt gleichzeitig Ihren Bildschirm und Sie selbst.

Wenn die Aufnahme beendet ist, wird alles in einer Videodatei zusammengefügt. Diese können Sie nach Belieben mit Mitarbeitern und Teamkollegen teilen.

Keep Productive gibt einen Einblick in das Video-Tool Loom.

Das führende Tool zur Bildschirmaufnahme ist aktuell Loom. Es kann all das oben beschriebene kostenlos und hält weiterführende Funktionen in der Pro-Version bereit.

Super bei Loom ist, dass Sie sofort nach der Aufnahme einen Link für das Video erhalten. Sie teilen also mit Ihren Kollegen nur den Link und schicken nicht ganze Videodateien per E-Mail hin und her.

Bei dem Video können Sie einstellen, ob es öffentlich einsehbar ist (das heißt: bei Google gelistet), nur für Personen, die den Link besitzen oder mit einem Passwort geschützt ist. Letzteres eignet sich hervorragend für die Kommunikation in Unternehmen.

So müssen Sie eine neue Aufgabe nur einmal erklären. Anschließend kann sich die Person das Video ein oder mehrmals ansehen und mit der Arbeit loslegen.

Wenn Fragen auftauchen, bietet das Tool sogar eine Kommentarfunktion mit Zeitstempel an. Sprechen Sie vorher ab, ob Sie dies nutzen werden, damit Sie bei dem Video einstellen, dass Sie Benachrichtigungen bei neuen Kommentaren erhalten.

Das Video-Briefing ersetzt somit die Erklärung am Arbeitsplatz von Person zu Person und lässt sich beliebig oft mit allen aus dem Team teilen. So ist jeder auf dem gleichen Stand.

Dadurch, dass der Bildschirm mitgeschnitten wird, kann der Mitarbeiter die verschiedenen Klicks in seinem eigenen Tempo an seinem PC nachmachen.

Das ist ein Vorteil zur Erklärung während eines Video-Chats. Andererseits haben Sie bei einem Video-Chat natürlich den Bonuspunkt, dass sie währenddessen Fragen stellen und den Verlauf mitbestimmen können.

So nehmen Sie ein Video während eines Meetings mit Zoom auf.

Um ein Video-Briefing aus einem Video-Chat zu machen, klicken Sie einfach bei Tools wie Zoom oder Skype auf den entsprechenden Aufnahme-Button.

Im Gegensatz zu einem Tool wie Zoom, erhalten Sie die Videodatei direkt auf Ihren Rechner. Das heißt, Sie müssen diese erst auf eine Plattform Ihrer Wahl hochladen, bevor Sie das Video per Link teilen können.

Wirklich professionelle Ergebnisse erzielen Sie mit Aufnahmeprogrammen wie OBS Studio oder Camtasia. Das folgende Video stellt 5 der besten, und kostenlosen Tools zur Bildschirmaufnahme vor.

Teacher’s Tech gibt einen Einblick in kostenlose Programme zum Mitzeichnen des Bildschirms.

In dem Video werden folgende 5 Programme vorgestellt:

  • Free Cam 8
  • Icecream Screen Recorder
  • Debut Video Capture Software
  • Flashback Express
  • OBS Studio

Sie können sich letztendlich also zwischen einem Tool entscheiden, dass Ihnen einen Link für die Weiterverbreitung bereitstellt, oder einem bei dem Sie mit der Datei auf Ihrem Laptop arbeiten.

Je nachdem mit welchen Datensicherheitsrichtlinien Sie arbeiten, müssen Sie natürlich beachten, dass sich bei Loom die Datei außerhalb Ihres Business-Netzwerks befindet. Bei strengeren Vorschriften benötigen Sie eine Software, die Sie auf Ihrem PC oder einem geteilten Server nutzen.

Doch die Videoaufnahmen eignen sich nicht nur für das Aufzeichnen von Briefings! Im nächsten Abschnitt sprechen wir darüber, wie Sie mit den Videos Mitarbeiter bei Laune halten.

Motivationsvideos vom Chef an die Mitarbeiter im Homeoffice.

Warum starten Sie nicht jede Woche mit einem kurzen Motivationsvideo? Setzen Sie den Ton für die Woche, geben Sie einen Überblick über Anstehendes und bereits Geleistetes.

So ist jeder auf dem gleichen Wissensstand und beginnt den Tag mit einem Lächeln auf dem Gesicht.

Auch eine tägliche, kurze Videobotschaft ist möglich.

Wir haben in dem Abschnitt oben gesehen, wie einfach das funktioniert. Nehmen Sie als Chef oder Teamleiter einfach jeden Morgen ein paar Minuten auf und teilen Sie den Link zur Aufnahme sofort mit Ihren Mitarbeitern.

Ein freundliches Lächeln, ein paar witzige Bemerkungen und einfach das Gefühl Ihrer Anwesenheit können Wunder für den Teamzusammenhalt und die Produktivität der Mitarbeiter bewirken.

Falls noch nicht geschehen, ist in dem aktuellen Ausnahmezustand in jeden Fall eine Ansprache an alle Mitarbeiter angebracht.

Bischof Heiner Wilmer richtet sich an die Mitarbeiter/innen des Bistums Hildesheim.

Der Bischof Heiner Wilmer nahm zum Beispiel diese Videobotschaft für alle Mitarbeiter/innen des Bistums auf.

In einem solchen Video können Sie Mut zusprechen, den Kurs der Firma ankündigen und für ein gutes Betriebsklima sorgen.

Kommen wir jetzt von den aufgezeichneten Videos zu der Ad-Hoc-Zusammenarbeit.

So funktioniert die Zusammenarbeit im Team auch remote.

Wenn Sie ab sofort aus der Ferne zusammenarbeiten, können Sie nicht mal eben einem Mitarbeiter auf die Schulter tippen und eine Frage stellen.

Damit die Teamarbeit trotzdem genauso gut funktioniert, haben wir im Folgenden drei Tipps für Sie.

#1 Schalten Sie bei Calls immer die Video-Funktion ein.

Eine Unterhaltung Face-to-Face mit Video erhält den menschlichen Faktor in der Arbeit aufrecht.

Anders als bei einem Telefonat sehen Sie die Person vor sich. Sie können Mimik und Gestik einschätzen. Das trägt zu einer besseren Kommunikation bei, Sie vermeiden Missverständnisse und haben einen engeren Draht zu Ihren Teamkollegen.

6 Months Later Reviews stellt die Video-Chat Apps Google Duo und Hangouts vor.

Das bewegte Bild suggeriert Ihrem Gehirn, dass Sie der Person gerade wirklich gegenübersitzen und mit ihr zusammenarbeiten.

Zusätzlich hilft Ihnen die Videofunktion bei einer Morgenroutine. Sie müssen sich morgens anziehen und fertig machen, damit Sie in einem möglichen Telefonat auch präsentabel aussehen.

Mit einer Routine wird es Ihnen leichter fallen, in Ihrem Zuhause von Entspannung zum Arbeitsmodus zu wechseln.

#2 Geben Sie bekannt, wann Sie erreichbar sind.

Im Büro können Sie sehen, wenn jemand nicht am Platz ist oder ein Mitarbeiter aus dem gleichen Raum kann Auskunft geben.

Online wissen Sie nicht, wann Sie mit einer Person sprechen können.

Am einfachsten lässt sich dies über ein Chat-Tool oder Instant Messenger lösen, bei dem Sie anzeigen, wenn Sie online sind.

Besonders beliebt ist zum Beispiel Slack. Hier können Sie sogar verschiedene Chaträume zu Themen betreiben. Also wie eine Whatsapp-Unterhaltung, nur geordneter.

Hier erhalten Sie einen Einblick in die Features von Slack.

Wenn das nicht gewünscht ist, tragen Sie in Ihrem Kalender Blöcke ein, an denen Sie nicht erreichbar sind. Und halten Sie den Kalender auch was Meetings angeht aktuell. Geben Sie anschließend Kollegen Einsicht.

#3 Seien Sie ansprechbar.

Nur, weil jemand online ist, heißt das noch lange nicht, dass er auch sofort auf eine Nachricht antwortet oder einen Anruf entgegen nimmt.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht es Commitment und Reaktionsschnelligkeit.

Wenn Sie nicht signalisieren, dass Sie gerade nicht erreichbar sind, wartet Ihr Gegenüber auf eine Antwort.

Online gilt genau das gleiche wie persönlich, seien Sie für Ihr Team ansprechbar. Beantworten Sie Nachrichten zeitnah und geben Sie Feedback, wenn Sie sich erst später melden können. So sorgen Sie für eine dynamische und respektvolle Zusammenarbeit.

Kommen wir jetzt von der virtuellen Zusammenarbeit zu dem Spezialfall: Videokonferenzen.

5 Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz ohne Störungen.

Für Videokonferenzen und Video-Chats können wir Ihnen ebenfalls ein paar Tipps mit auf den Weg geben, um diese so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Lassen Sie uns direkt mit dem ersten beginnen.

#1 Ausreichende Beleuchtung.

Licht gibt den Ton an in Ihrem Video-Call und setzt die Stimmung.

Zu dunkel, wirkt düster und unprofessionell. Sorgen Sie deshalb für eine ausreichende Beleuchtung in Ihrem Raum. Am besten eignen sich zwei Tischlampen rechts und links hinter dem Bildschirm. So ist Ihr Gesicht gleichmäßig ausgeleuchtet.

Sehen Sie außerdem nach, ob sich hinter Ihnen Gegenstände mit einer reflektierenden Oberfläche befinden. Falls möglich, entfernen Sie diese.

Reflektionen, Lichtflecken und Schatten im Gesicht lenken von den eigentlichen Inhalten der Videokonferenz ab.

Telefonieren Sie mit Kunden, sollten Sie sogar noch mehr auf eine gute Beleuchtung achten.

#2 Farbkontrast der Kleidung.

Auch was Sie anhaben, ist wichtig für die Video-Telefonie.

Schmuck und Accessoires können, genauso wie Einrichtungsgegenstände, irritierende Lichtreflexionen verursachen. Überprüfen Sie Ihr Erscheinungsbild in der Video-Vorschau.

Ihre Kleidung sollte Ihrem Hautton nicht zu ähnlich, gemütlich, aber auch bürotauglich sein.

Auffällige Muster, vor allem Streifen und Karos können für ein Flimmern auf dem Bildschirm sorgen und die Bildqualität negativ beeinflussen. Auch ein zu starker Kontrast zwischen Hintergrund und Kleidung kann unschön für das Auge sein.

Natürlich müssen Sie es nicht übertreiben. Aber werfen Sie einfach mal einen Blick in die Video-Settings, um Ihr Erscheinungsbild zu überprüfen.

#3 Augenkontakt ist wichtig.

Vergessen Sie nicht, hin und wieder in die Kamera zu schauen!

So signalisieren Sie Interesse, das Gespräch wird aktiver, und Sie sprechen wirklich von Person zu Person.

Am einfachsten gelingt Ihnen dies, wenn Ihre Kamera sich bereits auf Augenhöhe befindet. Heben oder senken Sie diese, falls möglich, um eine gute Position zu finden.

#4 Halten Sie Ihre Umgebung professionell.

Der Hintergrund in Ihren Video-Calls und Konferenzen ist ebenfalls wichtig für gelungene Meetings.

Räumen Sie den Bereich auf, sortieren Sie Kabelsalate und minimieren Sie Geräusche.

Wenn damit zu rechnen ist, dass Sie unterbrochen werden, kündigen Sie dies zu Beginn an. Sie erwarten ein Paket oder Ihr Kind befindet sich mit in der Wohnung? Geben Sie den Teilnehmern Bescheid.

Auch BBC News Reporter können von Kindern unterbrochen werden.

Mit einer Ansprache dieser Dinge, vermeiden Sie unprofessionelle und störende Situationen während der Telko.

Wenn Sie kurz abwesend sind, wissen alle beteiligten warum, und Sie müssen den Redefluss nicht unterbrechen, um sich zu erklären.

#5 Testen Sie Ihre Technik.

Es gibt nichts ärgerliches, als wenn Ihre Technik bei der Videokonferenz nicht funktioniert.

Testen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Internetverbindung. Sorgen Sie für eine gute Bild- und Tonqualität.

Wenn das Videochat-Programm neu für Sie ist, lohnt sich ein Testanruf oder Testmeeting mit einem Freund/in. Vor allem, wenn Sie mehrere Teilnehmer managen, während dem Call Ihren Bildschirm teilen oder das Meeting aufzeichnen sollen, machen Sie beim ersten Mal einen Testdurchlauf!

Wenn Sie diese fünf einfachen Tipps beherzigen, steht Ihren Video-Meetings nichts mehr im Weg.

Zum Schluss geht es jetzt noch um E-Learning und Video-Schulungen:

Schulungen aus der Ferne.

Wofür sich Video ebenfalls sehr gut macht, sind Schulungen! Nur weil wir nicht mehr präsent in Büros sein können, heißt das nicht, dass auch alle Weiterbildungsmaßnahmen gecancelt werden müssen.

Covid-19 kann eine Gelegenheit sein, altes Material endlich digital verfügbar zu machen.

Sie haben eine Schulung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, für bestimmte Aufgabengebiete oder Bereiche?

AdobeELearning zeigt, wie zum Beispiel aus einer PowerPoint ein interaktives E-Learning-Video wird.

Dann nutzen Sie den Leerlauf, den manche Mitarbeiter eventuell gerade haben, und nehmen Sie elektronisches Schulungsmaterial auf.

In Zukunft sparen Sie dadurch Zeit und Geld, da niemand mehr für die Schulung präsent sein muss.

Mit Video zur produktiven Zusammenarbeit aus dem Homeoffice.

Wie Sie sehen eignet sich Video in vielfältigster Weise für die Unterstützung von Teamspirit, Motivation, Zusammenarbeit, Einarbeitung, Schulungen, einer Morgenroutine und dem Gefühl von Menschlichkeit.

Denken Sie darüber nach, Ihre Mitarbeiter oder Kollegen mit einer Videobotschaft zu überraschen.

Nehmen Sie Briefings für neue Aufgaben und Projekte ab sofort als Video auf.

Auch Schulungen können Sie mit simplen Mitteln digitalisieren.

Sie haben eine Idee für ein Videoprojekt, sind sich aber noch unsicher bei der Umsetzung?

Schreiben Sie uns einfach hier eine Nachricht, wir finden gemeinsam einen Weg, der Sie bestmöglich an Ihr Ziel bringt »

Sie haben Fragen zum Thema E-Learning?

Egal ob Web Based Trainings oder Schulungsvideos – Mein Team und ich stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

NiklasVonNathusius

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