Videoanrufe sind heute Alltag, nicht nur im Homeoffice. Meetings finden oft online statt und private Kontakte profitieren ebenso. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend noch verstärkt. Lesen Sie jetzt alle Tipps und Tricks für erfolgreiche Videocalls.
Bestimmt nutzen Sie selbst mindestens seit Corona schon täglich Video Calls und vielleicht ist ihnen gar nicht so bewusst, wie Sie Ihre Videanrufe noch verbessern können? Wir starten mit Tipp Nummer Eins.
#1 Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.
Die technische Vorbereitung auf einen beruflichen Videocall ist entscheidend, um eine reibungslose und erfolgreiche Online-Konferenz sicherzustellen. Ob Onboarding, Mitarbeitendengespräch oder Projektplanung, nichts ist unangenehmer, als aufgrund technischer Schwierigkeiten zu spät in den Termin zu kommen. Glücklicherweise können Sie diesen Fauxpas mit einer gründlichen Planung umgehen. Hier sind einige Schritte, die Sie ergreifen können, um sich technisch auf einen Videocall vorzubereiten:
1. Überprüfen Sie Ihre Hardware.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer einsatzbereit und Ihr Laptop aufgeladen ist. Legen Sie Akku und Ladekabel bereit, falls der Termin länger dauert und Sie das Gerät zwischendurch anschließen müssen. Überprüfen Sie generell, dass sowohl die Hardware als auch die Software funktionieren. Aktualisieren Sie gegebenenfalls Ihr Betriebssystem und Ihr Programm für die Videokonferenzanwendung.
Vor dem Meeting Hardware und Software zu testen, gehört zum guten Ton.
Testen Sie Ihre Webcam oder externe Kamera, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und dass das Bild scharf und klar ist. Reinigen Sie die Webcamlinse mit einem milden Reinigungsmittel, speziellen Bildschirmreinigungstüchern oder einem Mikrofasertuch. Testen Sie auch Ihr Mikrofon, um sicherzustellen, dass Sie gut gehört werden können. Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche und stellen Sie sicher, dass das Mikrofon nicht stummgeschaltet ist. Sofern Sie ein externes Mikrofon verwenden, überprüfen Sie, ob alle Kabel sicher sitzen und das Mikrofon sicher in der Halterung sitzt.
Überprüfen Sie Ihre Lautsprecher oder verwenden Sie Kopfhörer, um sicherzustellen, dass Sie die anderen Teilnehmer:innen gut hören können. Stellen Sie sicher, dass der Ton klar und ohne Verzerrungen übertragen wird und nicht zu laut oder zu leise eingestellt ist.
2. Kontrollieren Sie Ihre Internetverbindung.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist. Verwenden Sie, wenn möglich, eine kabelgebundene Verbindung anstelle von Wi-Fi, um Aussetzer zu minimieren. Überprüfen Sie, ob Ihre Internetbandbreite ausreichend ist, um Videokonferenzen ohne Verzögerungen oder Ausfälle durchzuführen. Beenden Sie gegebenenfalls parallele Videostreams, Spiele oder Downloads, um die bestmögliche Videoqualität zu gewährleisten.
Auch bei Bewerbungsgesprächen ist ein Vorab-Check wichtig.
3. Checken Sie Software und Plattform.
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Videokonferenzanwendung installiert haben und Sie in Ihrem Konto eingeloggt sind. Testen Sie die App im Voraus, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Aktualisieren Sie Ihre Videokonferenzsoftware auf die neueste Version, um eventuelle Fehler oder Sicherheitslücken zu beheben.
4. Optimieren Sie Beleuchtung und Hintergrund:
Sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung in Ihrem Raum, um sicherzustellen, dass Sie gut sichtbar sind. Vermeiden Sie Gegenlicht, bei dem die Lichtquelle sich hinter Ihnen befindet – es lässt Ihr Gesicht im Schatten und damit unkenntlich erscheinen. Besser ist es, wenn Sie die Lichtquelle vor Ihnen und leicht erhöht platzieren. Als ideal gilt es, wenn Sie das Licht etwa 30 cm über Ihrer Augenhöhe platzieren, können. Ganz besonders schön wird’s mit indirekter Beleuchtung mit leichtem Rotstich.
Die Position der Kamera spielt ebenfalls eine Rolle. Im Bild erkennbar sollte Ihr Kopf und ein Teil Ihres Oberkörpers sein. Schaffen Sie es, die Kamera ähnlich der Lichtquelle oberhalb Ihrer Augen zu montieren, lockt ein besonders schmeichelhafter Winkel.
Licht, Kamera, und bitte! Vorhang auf für Ihren Videocall.
Wählen Sie einen ordentlichen und professionellen Hintergrund. Vermeiden Sie Unordnung oder persönliche Gegenstände, die ablenken könnten. Alternativ können Sie einen digitalen Hintergrund nutzen, wenn Ihre Videocall-Anwendung dies zulässt. Wählen Sie eine neutrale Option wie Unschärfe, ein Büro oder ein unaufdringliches Muster. Tropen-Motive passen eher in informelle Settings.
Wählen Sie außerdem eine ruhige Umgebung, in der Sie ungestört sind, und minimieren Sie Hintergrundgeräusche. Vermeiden Sie öffentliche Orte oder laute Umgebungen.
5. Testen Sie im Voraus.
Führen Sie vor dem eigentlichen Videocall einen Probelauf durch. Dies ermöglicht es Ihnen, eventuelle Probleme im Voraus zu identifizieren und zu beheben.
#2 Der erste Eindruck entscheidet.
Hüftabwärts lauert womöglich die Jogginghose, doch was oberhalb der Tischkante passiert, nehmen Ihre Gesprächspartner:innen bei einem Videoanruf sehr wohl wahr. Geben Sie sich hier respektvoll und dem Anlass entsprechend, ganz, wie Sie es in einem Büro tun würden.
Wählen Sie die richtige Kleidung.
Kleiden Sie sich angemessen und gepflegt, als ob Sie persönlich anwesend wären. Dies vermittelt Professionalität und Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern. Kleidung beeinflusst zudem Ihre Körperhaltung – womöglich sitzen Sie also in Bluse und Blazer oder Hemd und Sakko also deutlich gerader als im Sweatshirt. Eine gute Haltung signalisiert Sicherheit, Selbstbewusstsein und Kompetenz. Ihren Termin haben Sie also mit der richtigen Kleidung schon halb gewonnen.
Das richtige Auftreten entscheidet über den Erfolg Ihres Termins – dazu gehören auch Kleidung und Präsentation.
Achten Sie zudem genau auf Farbe und Muster Ihrer Kleidung. Kleine Muster flimmern in der Kamera, glänzende Stoffe können die Kamera blenden und so für Über- oder Unterbelichtung sorgen. Im schlimmsten Falle lenken Sie Ihr Gegenüber so vielleicht vom Thema ab oder verursachen sogar Kopfschmerzen. Ein Eindruck, den Sie sicher nicht hinterlassen wollen. Wählen Sie lieber dezente Muster oder unifarbene Kleidung, um den Fokus auf Ihrem Gesicht zu lassen.
Farben spielen in der Psychologie eine wichtige Rolle. Rot steht beispielsweise für Leidenschaft, aber auch für Gefahr; Blau hingegen für Logik und Vertrauen. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie sich für Ihr Outfit entscheiden. Mit neutralen, dezenten Farben, die Ihrem Typ schmeicheln, liegen Sie nie falsch. Übrigens: Von schwarzen oder rein-weißen Kleidungsstücken sehen Sie besser ebenfalls ab. Sie können die Belichtung beeinflussen und so die Bildübertragung verzerren.
Farbtheorie ist nicht nur Sache von Designer:innen, sondern sollte alle beschäftigen, die im professionellen Kontext Videokonferenzen absolvieren.
Körperpflege vor und hinter den Kulissen.
So verlockend der Gedanke, fünf Minuten vor dem Videocall aus dem Bett zu rollen auch ist, tun Sie’s nicht. Zahnpastareste und strubbelige Haare sehen Ihre Gesprächspartner in HD nämlich besonders deutlich. Nehmen Sie sich daher wie gewöhnlich Zeit für die tägliche Körperpflege, stylen Sie Ihre Haare ordentlich und legen Sie, sofern gewünscht, ein dezentes Make-up auf. Vermeiden Sie auch hier zu grelle und auffällige Farben.
Zeitmanagement bedenken.
Erscheinen Sie pünktlich zum Videoanruf. Dies zeigt Respekt für die Zeit der anderen Teilnehmer:innen. Besser einige Minuten zu früh dran als zu spät sein. Planen Sie den Anruf gut und setzen Sie klare Zeitvorgaben für verschiedene Themen oder Diskussionen, um den Anruf effizient zu gestalten. Notizen können besonders hilfreich sein, wenn für ein komplexes Thema nur ein kurzer Call festgelegt wurde. Zum Zeitmanagement eines Videoanrufs gehört außerdem, Partner:innen und Mitbewohner:innen um Ruhe zu bitten und Ihr Smartphone auf lautlos zu stellen. So vermeiden Sie Störungen.
Natürlich und entspannt wirkt nur, wer sich vorbereitet.
Ein großes „Don’t“ der Videocall-Etiquette: das Zeitmanagement anderer mit spontanen Videocalls zu torpedieren. Auch Kontakte und Kolleg:innen wollen solche Termine ausreichend vorbereiten. Wenn es sich gar nicht anders regeln lässt, sollte vorher zumindest ein kurzer Austausch via E-Mail erfolgen.
#3 Während des Videoanrufs.
Hierauf gilt es während des Videoanrufs zu achten:
Nutzen Sie Körpersprache und nonverbale Kommunikation.
Kommunikation und Interaktion sind bei Nicht-Anwesenheit bedeutender denn je. Versuchen Sie, Blickkontakt zu halten, indem Sie in die Kamera schauen. Dies schafft eine persönlichere Verbindung. Hören Sie aufmerksam und aktiv zu und vermeiden Sie Unterbrechungen. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren.
Viele Tipps zur Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen lassen sich auch auf reguläre Videocalls anwenden.
Nutzen Sie in angemessenem Umfang Ihre Körpersprache, um Ihr Engagement und Interesse zu zeigen, selbst, wenn Sie gerade nicht sprechen. Lächeln Sie gelegentlich und vermeiden Sie eine monotone Ausdrucksweise.
Bedenken Sie Sprache und Sprechweise.
Stellen Sie sich zu Beginn des Videocalls vor, wenn es die Runde erfordert. Manche Videokonferenztools verlangen zu Beginn ein kurzes Intro, in dem Sie beispielsweise Ihren Namen und Ihre Firmenzugehörigkeit zu Protokoll geben.
Sprechen Sie langsam und deutlich. Bedenken Sie, dass zwischen Mikrofon, Programm und Lautsprechern der Anwesenden mitunter Latenzen entstehen. Wenn Sie das Wort ergreifen, können Sie deswegen kurz auf das zuvor Gesagte eingehen und so eine Überleitung zu Ihren Inhalten schaffen. Das gibt der Hardware und der Internetverbindung in der Regel genügend Zeit, diese Latenzen zu überbrücken.
Präsentabel und professionell gehören bei Videocalls eng zusammen.
Kurzum: Betrachten Sie jeden Videocall wie eine Präsentation. Auch bei ihnen gilt, dass Unterbrechungen in jedem Falle zu vermeiden sind. Wie bei wichtigen In-person-Terminen kann uns bei Videoanrufen die Nervosität überraschen. Stellen Sie deswegen ein Glas Wasser neben sich. Wenn Ihnen die Stimme versagt, können Sie sich mit einem großzügigen Schluck behelfen.
Üben Sie Datenschutz und Dokumentenfreigabe.
Überprüfen Sie Dokumente, die Sie während eines Videoanrufs teilen wollen, am besten vor dem Termin. Enthalten sie vertrauliche, firmeninterne Informationen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind? Verbirgt sich hinter der kryptisch benannten Datei die gewünschte Präsentation oder doch ein Urlaubsbild? Sind Informationen Dritter sichtbar, die Teilnehmende nicht sehen sollten? Stellen Sie sicher, dass alle für den Videocall benötigten Dokumente richtig heruntergeladen, benannt und abgelegt sind.
Hilfe zu technischen Problemen findet sich online auch im Videoformat.
Üben Sie zudem die Dokumentenfreigabe oder das Teilen Ihres Bildschirms mit dem Programm, das für den Videoanruf verwendet werden soll. Manche Arten von Software benötigen in der Systemsteuerung Ihres Computers bestimmte Berechtigungen, die Sie im Rahmen des Termins nicht erst suchen und bestätigen wollen. Machen Sie sich bewusst, wo die Buttons zur Freigabe verortet sind und ob Gäste des Calls zusätzliche Berechtigungen brauchen, um z.B. Firmeninterna und geschützte Dokumente sehen zu können oder zu dürfen.
Entwickeln Sie einen Notfallplan.
Haben Sie einen Backup-Plan für den Fall technischer Probleme, wie einen alternativen Kommunikationskanal oder Kontaktinformationen der Teilnehmenden? Legen Sie diese Informationen bereit. Im Falle eines wichtigen Termins: Bestellen Sie Kolleg:innen ein, die Sie im Notfall vertreten können.
Gilt auch für Videocalls: Gut vorbereitet ist halb gewonnen.
#4 Nach dem Videoanruf.
Überprüfen Sie zunächst, ob Mikrofon, Kamera und Chat wirklich ausgeschaltet sind. Schließlich wollen Sie sicher nicht, dass der Konzernvorstand die Spieleinheit mit Ihrem Hund mitbekommt. Schließen Sie am besten das Programm, das für die Videokonferenz genutzt wurde. Bei manchen Computern und Laptops befindet sich neben der Kamera außerdem eine Kontrollleuchte, die anzeigt, ob die Kamera noch in Betrieb ist.
Wer bei Videocalls eine gute Figur machen möchte, braucht nicht zwingend das teuerste Equipment.
Nachbereitung spielt auch nach Videokonferenzen eine wichtige Rolle. Nach dem Anruf können Sie Feedback von den Teilnehmenden einholen, um zu erfahren, wie Sie solche Termine in Zukunft verbessern können. Womöglich lohnt es sich sogar, eine unternehmensinterne Checkliste für Videocalls aufzusetzen, damit Kolleg:innen von Ihrer guten Vorbereitung profitieren können.
Fazit: Vorbereitung ist das A und O.
Videokommunikation kann eine große Rolle in Unternehmen spielen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie Kontakt aufnehmen und sich unverbindlich informieren lassen. Also, seien Sie vorbereitet, machen Sie einen guten Eindruck, seien Sie während des Anrufs professionell und kümmern Sie sich um die Nachbereitung!
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