Teamführung im Home Office: Tipps und Tools für Führungskräfte

Spätestens seit Corona ist Home Office aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Erfahren Sie in diesem Artikel, mit welchen Tools und Methoden Sie die Mitarbeiterführung remote so erfolgreich wie möglich gestalten.

Die Mitarbeitendenführung aus dem Home Office ist für viele Führungskräfte keine Neuheit mehr, andere müssen sich erst neu einfinden. Lesen Sie in diesem Artikel über mögliche Herausforderungen, die Vorreiter dabei empfunden haben.

Mit Videos zur erfolgreichen internen Kommunikation – so geht's!

Erfahren Sie anschließend, welche Methoden Ihnen dabei helfen, diese zu meistern. Den Schluss bildet eine Übersicht an Tools, die Ihnen das Führen aus dem Home Office erleichtern.

Beginnen wir mit einem Blick auf den Status quo.

Die Herausforderungen bei der Mitarbeitendenführung aus dem Home Office.

Seit Corona kennen viele Führungskräfte die Herausforderungen der Mitarbeitendenführung aus dem Home Office. Vor der Pandemie setzten die meisten Führungsstile auf Präsenz und Kontrolle. Es galt, die Mitarbeiter:innen regelmäßig physisch zu sehen und dadurch genau zu wissen, was diese tun.

Eine Umfrage von hernstein – Führungskräfte sehen die Führung aus der Distanz als Herausforderung.

Das Mindest ändert sich nach und nach – Unternehmen werden offener für die Vorteile der Heimarbeit und was diese für die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter:innen bedeuten kann. Doch was denken die Führungskräfte?

Zunächst einmal ist es hilfreich, sich den Herausforderungen bewusst zu werden. Anschließend verstehen Führungskräfte die Situation besser und können Probleme erfolgreich mitigieren.

Eine Umfrage führte hernstein durch. Dabei handelt es sich um ein Unternehmen, welches Führungskräfte weiterbildet. Seit zwanzig Jahren erheben sie jedes Jahr ein Stimmungsbild der Führungskräfte im deutschsprachigen Raum. Es geht um die aktuellen Herausforderungen, sowie Trends und Entwicklungen. Für diese Studie wurden im Mai und Juni 2021 1.676 Führungskräfte plus Unternehmerinnen und Unternehmer befragt. Die Ergebnisse sind die folgenden.

Viele empfinden das Führen auf Distanz als Herausforderung:

• 77% der Führungskräfte fühlen sich durch die Führung aus dem Home Office herausgefordert, 18% fühlen sich eher weniger herausgefordert.

• Es existiert ein Unterschied in der Wahrnehmung zwischen Personen, die remote führen und denen, die es nicht tun. Führungskräfte, die nicht auf Distanz führen, schätzen die Herausforderung als größer ein (80% stimmen voll und ganz oder eher zu).

• Ebenfalls schätzen Führungspersonen auf höheren Ebenen die Herausforderung als größer ein. 38% der Inhaber:innen von Unternehmen und 32% des oberen Managements sehen das Führen aus dem Home Office als große Herausforderung.

Dies sind die gängigsten (wahrgenommenen) Herausforderungen:

• Kommunikation: Als größte Herausforderung wurde mit 27% der (spontane) Kontakt zu und mit Mitarbeiter:innen genannt. Führungskräfte, die (noch) nicht remote führen, schätzen die Kommunikation mit 37% höher ein.

• Kontrollverlust: 26% der Führungskräfte, die nicht auf Distanz führen, empfinden einen Verlust der Kontrolle als herausfordernd. 12% der Führungskräfte, die remote führen, stimmen dem zu.

• Fehlende Präsenz: Auf einer Skala von 1 bis 4 bewerteten Führungskräfte die fehlende Präsenz als Problem mit einem Mittelwert von 2,3.

• Koordination der Mitarbeiter:innen: Die Koordination der Mitarbeiter:innen remote im Gegensatz zur Führung im Büro wurde mit 2,3 als aufwendiger eingeschätzt.

• Machtverlust: Einen Machtverlust gehört ebenfalls zu den möglichen Problemen, die Führungspersonal wahrnimmt. Die Frage wurde mit einem Mittelwert von 2,7 belegt.

• Konfliktpotenzial: Das Konfliktpotenzial wurde hingegen als gering empfunden. 5% der Führungskräfte gaben an, dass es häufiger zu Konflikten bei der Remote-Arbeit kommt. 25% stimmten mit “etwas häufiger” ab. 26% sehen die Arbeit auf Distanz als konfliktvermeidend.

Es konnte außerdem festgestellt werden, dass Führungskräfte in Deutschland und in Österreich die Führung auf Distanz unterschiedlich empfinden oder einschätzen. 71% des österreichischen Führungspersonals empfinden die Herausforderung als groß, während es in Deutschland 62% sind.

Insgesamt ergab die Umfrage, dass Führungskräfte mit Erfahrung in der Mitarbeiterführung aus dem Home Office, die Risiken als geringer einschätzen. Ein Austausch zwischen dem Personal im eigenen Unternehmen könnte Ängste nehmen und das Meinungsbild ändern. Andere Möglichkeiten, wie Sie die Remote-Führung erfolgreich gestalten können, lesen Sie jetzt.

Methoden für die Teamführung aus dem Home Office.

Kommen wir von den Herausforderungen zu den Mitteln, die Ihre Mitarbeiterführung aus dem Home Office zum Erfolg werden lassen. Wir beginnen mit der Kultur, die im Unternehmen gelebt wird.

Die richtige Unternehmenskultur für Remote Leadership.

Um erfolgreich remote führen zu können, benötigen Sie eine Unternehmenskultur, auf die Mitarbeiter:innen vertrauen können.

Führungskräfte dienen als Vorbild und sollten selbst gut auf Distanz arbeiten können. Weiter unten nennen wir Tools und Methoden, die den Prozess unterstützen. Mitarbeiter:innen müssen wissen, dass die Arbeit auf Distanz funktionieren kann und sich an jemand orientieren können.

Auf Dauer müssen Sie nicht das einzige Vorbild bleiben. Schätzen Sie Mitarbeitende in der Gruppe wert und sprechen Sie Lob aus. So können Sie gutes Verhalten, dass zu erfolgreichem arbeiten aus der Distanz führt, bestärken und für andere attraktiver machen. Sie möchte Ihre Mitarbeiter:innen im Home Office unterstützen? So geht's! »

Ebenfalls wichtig ist der gemeinsame Austausch untereinander. In einem Video-Call können sich Mitarbeitende über ihre Erfahrungen austauschen. Es wird Raum für Kritik und Lob des bisherigen Prozesses eingeräumt.

Besonders wichtig ist der Austausch, wenn die Umstellung vom Büro auf Remote-Arbeit gerade erst stattfindet sowie im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Hier sollten Sie häufiger Video-Meetings mit Gesprächsrunden anbieten.

Online Onboarding: Erfolgreiche Einarbeitung trotz Distanz »

An dieser Stelle haben Sie als Führungskraft die Option, getroffene oder geplante Maßnahmen zu erläutern. Mitarbeiter:innen lassen sich eher auf neue Tools, Methoden und Abläufe ein, wenn sie wissen, wofür es gut ist. Der Nutzen muss erkennbar sein. Sie möchten zum Beispiel auf ein neues Tool, welches das schnelle Aufnehmen und Versenden von Screencasts ermöglicht, umstellen.

Vorab erklären Sie, wie die Mitarbeiter:innen von dem Tool profitieren werden.

So führen Sie Mitarbeiter:innen per Gruppen-Video-Call.

Gruppen-Video-Calls sollten Teil der Remote-Arbeit sein. Dabei verwenden Sie Tools wie Zoom, Skype oder Microsoft Teams. Jede:r Mitarbeitende:r besitzt einen Account und ist einem oder mehreren Teams zugeordnet. Hier können Gruppen- sowie private Chats stattfinden.

Auf der Technologie aufbauend kommt es zu den Video-Calls. Sie können in Meetings zusammenkommen, alle Teilnehmer:innen werden per Video hinzugeschaltet. Entweder spricht nur eine Person, und alle anderen werden auf Stumm gestellt, oder es findet ein Austausch mit aktiven Teilnehmer:innen statt.

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So haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Formen des Zusammenkommens zu simulieren, die sonst im Büro stattfindet. Ein Meeting im Konferenzraum findet ab sofort im virtuellen Konferenzraum statt. Ein informelles 30-Minuten Meeting auf einen Kaffee oder ein gemeinsamer Team-Abend mit Pizza funktioniert ebenfalls online.

Diese Tipps erleichtern Ihnen das Planen und die Führung von Gruppen-Video-Calls.

Es hilft, wenn die Meeting-Software auf die Kalender der Personen im Unternehmen zugreifen kann. Bei Zoom kann die Synchronisation mit ein paar wenigen Klicks eingerichtet werden.

Bei Microsoft Teams als anderes Beispiel arbeitet die Software perfekt mit dem E-Mail-Programm Outlook und dem Kalender unter Windows zusammen. Bereits bei der Erstellung der Meeting-Einladung, sehen Sie, wann wer Zeit hat und wählen den richtigen Moment aus.

Verwenden Sie Tools wie Microsoft Teams – vereinfach Sie die Einladung zu Gruppen-Video-Calls. (Quelle: Karina Treutlein)

Je einfacher und schnell der Prozess der Einladung abläuft, desto eher nutzen ihn Mitarbeitende und Führungskräfte.

Ebenfalls wichtig ist das Vertrauen in die Meeting-Zeit: Laden Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Zeitzonen ein, sollten Sie immer in die Beschreibung des Meetings noch einmal die Zeit und die zugehörige Zeitzone schreiben. Weisen Sie darauf hin, dass Mitarbeiter:innen Tools wie World Clock Meeting Planner nutzen können, um die Meeting-Zeit zu berechnen.

Videoeinsatz im Homeoffice – Von Bildschirmaufnahme bis Videochat »

Müssen Sie Externe für Meetings einladen, schicken Sie einen Terminvorschlag, den Personen annehmen oder einen neuen Termin vorschlagen können. Alternativ nutzen Sie ein Tool wie Doodle, um einen guten Zeitpunkt zu finden. Ein Tool, dass ohne Anmeldung funktioniert ist DUD-Poll von der TU Dresden.

Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie regelmäßige Tage und Zeiten für Meetings festlegen.

Sie könnten zum Beispiel jeden Montag Morgen ein Meeting zum Start in die Woche festlegen. Jeden Freitag findet ein gemeinsames Mittagessen per Video-Call statt oder Sie starten Nachmittags in das Wochenende mit einem Video-Call und einer Tasse Kaffee.

Persönliche Video-Calls als Remote Leadership Tool.

Eine andere Zusammenkunft, die Sie auch im Home Office nicht vergessen sollten, sind 1:1-Video-Calls. Im Büro finden Meetings statt, in denen nur zwei Personen aufeinandertreffen. In der Heimarbeit sollte dies mit Video-Calls ebenfalls ermöglicht werden. Beim Mitarbeitendengespräch zur Vereinbarung von Zielen ist das Einschalten von Video zum Beispiel ein Muss.

Virtuelle Teamführung – wie funktioniert ein Mitarbeitergespräch remote? (Quelle: Manuel Pistner)

Aber auch außerhalb von offiziellen Meetings kann das Format Video hilfreich sein. Wenn beide Personen bei einem Anruf die Videofunktion anhaben, fühlt es sich eher wie ein Gespräch an. Es entsteht eine engere Bindung im Team und zu den Führungskräften. Non-verbale Kommunikation kann besser eingeschätzt werden.

Mitarbeiterbeziehung trotz Home Office stärken? Mit Video! – So geht's »

Lustige Unterbrechungen, wenn das Kind mal schnell durch das Bild läuft, sind ebenfalls willkommen. Sie sollten daher überlegen, die Anrufe “mit Videokamera an” in Ihre Unternehmenskultur aufzunehmen.

Warum Video-Updates für die Remote-Teamführung wichtig sind.

Als nächstes benötigen Sie Mittel, um schnell Informationen weiterzugeben. Videos können die rein schriftliche Weitergabe dabei ergänzen und unterstützen.

Ein Video wirkt persönlicher bei wichtigen Ansprachen. In einem Video-Update bekommen Mitarbeitende das Gesicht von Vorgesetzten außerdem regelmäßig zu sehen. Es entsteht eine Bindung.

Das Screen Capture Video: Der Bildschirmaufnahme Videostil »

Wenn Sie etwas zeigen müssen, wie zum Beispiel einen Schritt in einem Programm, verwenden Sie einen Screencast. Mitarbeiter:innen sollen ab sofort ein zusätzliches Häkchen setzen, bevor sie einen Auftrag absenden? In dem Video zeigen Sie, wo sich dieses Feld befindet. Personen können sich den Prozess so leichter merken.

Schnell eine Videobotschaft aufnehmen – Tools wie Loom machen es möglich. (Quelle: Judith Steiner)

Auch andere Arbeitsschritte können Sie mit Video-Updates erleichtern. Beispielsweise können Beteiligte eines Projekts in kurzen Videos über den neuesten Stand informiert werden.

Screencast Erklärvideo selbst machen? Das sind die Tipps vom Profi »

Bei allen Formen der Video-Updates ist es wichtig, sich kurz zu halten. Vermeiden Sie “Fluff” und sehen Sie die Zeit der Zuschauer:innen als wertvoll an. Legen Sie sich zuvor eine Notiz mit Stichpunkten fest zu dem, was Sie sagen oder zeigen möchten.

Das Video wird über ein Kommunikationstool wie Slack oder per E-Mail verbreitet.

Diese Tools unterstützen die Teamführung aus dem Home Office.

Da die Kommunikation, Koordination und der Kontrollverlust als größte Herausforderungen für die Führung aus dem Home Office genannt wurden, bietet es sich an, mit Tools zu unterstützen.

Vereinfachen Sie Prozesse und das Zusammenkommen, indem Sie die für Sie richtige digitale Umgebung aufbauen. Ziel sollte es sein, wenn möglich, im Unternehmen die gleichen Tools zu verwenden. So können interdisziplinäre Teams in Zukunft ebenfalls besser zusammenarbeiten und gemanagt werden.

Der schnelle, einfache Austausch.

Für die Mitarbeitendenführung aus dem Home Office benötigen Sie eine Option für einen schnellen und einfachen Austausch. Das ist derzeit ein Chat. In Zukunft wird es eventuell andere technologische Möglichkeiten geben, aktuell heißt es tippen! Zwei geeignete Tools sind Slack und Microsoft Teams.

Video-Calls und -Konferenzen.

Für Video-Calls und -Konferenzen lohnen sich Zoom, Webex, GoToMeeting und Co. In der Regel werden Sie für die einfachen Chats und die Video-Calls das gleiche Tool verwenden. Machen Sie es zur Firmen-Police, dass Mitarbeitende und Führende ihr Video bei Anrufen anschalten.

Eine einfache und reibungslose Terminplanung.

Teil der Führung aus dem Home Office ist ebenfalls die Terminplanung. Erleichtern Sie den Prozess für alle Beteiligten mit Hilfe eines Tools. Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken! Beispiele sind Doodle und Google Calendar.

Die Lernkultur bei der Remote-Arbeit.

Für die Führungskräfte, die einen Kontrollverlust befürchten – Tools, die den Lernfortschritt beobachten, geben Ihnen einen Einblick in den Alltag und die Leistung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig ermöglichen Sie das digitale Einarbeiten von neuen Mitarbeiter:innen und erleichtern allen das Lernen. Zwei Beispiele sind moodle und Google Classroom.

Eine Anlaufstelle für Information.

Bei der Führung und Arbeit aus der Distanz ist es außerdem wichtig, eine zentrale Anlaufstelle für Informationen zu haben. Richten Sie dafür zum Beispiel ein Intranet mit SharePoint ein oder verwenden Sie Google Sites.

Kreativ und aktiv werden aus dem Home Office.

Als Führungskraft müssen Sie Mitarbeiter:innen im Home Office motivieren und vom Rumsitzen zur aktiven Teilnahme bewegen. Sie benötigen kreative Whiteboards und andere Möglichkeiten, um Mitarbeitende zusammen zu bringen. Je farbenfroher und unterhaltsamer die Optionen, desto besser. Umsetzen können Sie Meetings mit Interaktionspotential zum Beispiel mit Google Jamboard oder Miro.

Tools zur Koordination.

Ebenfalls wurde in der Umfrage zur Mitarbeiterführung remote die Koordination als Herausforderung genannt. Mit Programmen wie OpenProject und Flow koordinieren Sie Aufgaben, legen Zuständigkeiten fest und behalten den Überblick.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden tracken.

Zuletzt können Sie, falls gewünscht, Kontrolle über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erlangen. In den Tools für Chats und Video-Calls sehen Sie bereits, ob jemand online ist. Arbeitszeiten lassen sich über Toggl und Clockify festhalten. Dies könnte ebenfalls interessant werden, um einzuschätzen, wie viel Zeit für Aufgaben benötigt werden.

Projekte können so in Zukunft besser geplant und die nötige Arbeitskraft zugewiesen werden. Mitarbeitende profitieren zusätzlich, in dem sie Überstunden festhalten und im Überblick behalten können.

Fazit: So führen Sie Ihre Mitarbeiter:innen remote.

Insgesamt hat die Pandemie gezeigt: die Mitarbeiterführung aus dem Home Office ist weniger bedenklich als gedacht! Ein paar Umstellung müssen getroffen werden, was die Unternehmenskultur und die Kommunikation angeht. Hinzu kommen Tools, die Ihnen die digitale Führung erleichtern.

Ein Format, das Ihnen bei der Führung aus der Distanz hilft, ist Video. Gerne helfen wir Ihnen dabei, ein Erklärvideo für Ihre Mitarbeitenden, ein Onboarding-Video für neue Mitarbeiter:innen oder ein Produktvideo zu erstellen. Gemeinsam integrieren wir Video als wichtiges Tool für Ihre Mitarbeiterführung. Schreiben Sie uns unverbindlich an »