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Online Events eine Alternative zu Zeiten von Corona

Online Events – die Corona-Alternative zu Messen und Veranstaltungen

Liesa Huppertz
1. Juni 2020

Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zu Online Events! Von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbearbeitung.

Keine Lust zu lesen? Kein Problem. Hören Sie einfach unseren Blogcast:

 

Covid-19 beschäftigt gerade die ganze Welt. Messen, Events und Veranstaltungen fallen aus oder werden weit in den Herbst des Jahres verlegt.

Doch es gibt Alternativen: Online Events!

Wir zeigen Ihnen, was Ihre Möglichkeiten sind und was Sie beachten müssen.

Huawei feiert den Launch der P40 Serie mit einem Event online.

Von den verschiedenen Arten der Events, über Tools und Programme, der Planung und Durchführung bis hin zu Tipps für erfolgreiche Veranstaltungen, werden wir in diesem Artikel alles besprechen.

Was macht ein Online Event aus?

Ein Online Event ist eine Veranstaltung, die virtuell über das Internet stattfindet. Die Veranstalter und Teilnehmer schalten sich allesamt online dazu, um gemeinsam zum Beispiel ein Konzert oder eine Konferenz live mitzuverfolgen.

Bei den virtuellen Events unterscheidet man grob zwischen zwei Arten: Dem Live Broadcast und dem Video Call/ der Video Konferenz.

Ein Live Broadcast ist ein one-to-many Event, während ein Video Call ein one-to-one oder one-to-some Event ist. Der Live Broadcast ist also für ein sehr großes Publikum gedacht, während bei dem Video Call eine begrenzte, überschaubare Anzahl an Personen teilnimmt.

Video Calls können Sie mit verschiedenen Mechanismen absichern, um den Zugriff zu begrenzen. Live Broadcasts sind dafür leichter skalierbar.

Hier sehen Sie einen Mitschnitt eines Virtual Summits von Stanford.

Typischerweise werden außerdem die Begriffe Online Konferenz und Virtual Summit für größere Veranstaltungen genutzt, bei denen mehrere kleine Events am gleichen Tag nacheinander angeboten werden. Das sind zum Beispiel Vorträge oder Workshops zu einem übergeordneten Thema.

Im Bereich B2B wird außerdem die Bezeichnung Webinar verwendet, welches typischerweise 30-45 Minuten dauert und zu einem Thema gedreht wird. Teilnehmer können über eine Chatfunktion Fragen stellen, abstimmen und kleine Umfragen beantworten.

Was sind die Vorteile der virtuellen Events?

Aktuell ist der größte Vorteil der virtuellen Events natürlich der, dass eine Verbreitung des Coronaviruses vermieden wird. Die geplanten Veranstaltungen können trotzdem stattfinden, nur eben online.

Auch in den nächsten Monaten werden sehr wahrscheinlich weniger Reisen möglich sein. Das Budget der Firmen für Präsenzveranstaltungen wird sinken und viele werden sich nach Alternativen umschauen.

Virtuelle Konferenzen sparen in der Planung und Durchführung sowohl Zeit als auch Geld. Sie müssen keine Location anmieten, Personal für die Organisation vor Ort anheuern, sich um Unterkünfte kümmern, etc. Zusätzlich fällt die Reisezeit weg.

Navid Moazzez spricht in diesem Livestream-Mitschnitt über die Vorteile von Virtual Summits.

Mit virtuellen Events erreichen Sie außerdem eine größere Teilnehmer-Basis. Das Limit setzt lediglich Ihre verwendete Softwarelösung. 

Auch den Pool möglicher Redner können Sie durch eine Online Veranstaltung erweitern. Ein Online Summit ist eine geringere Verpflichtung als ein Präsenztermin. Niemand weiß, wie es in den kommenden Monaten weitergehen wird. Einen Termin online wahrzunehmen, ist aber eher machbar als einer Veranstaltung zu zusagen.

Ihr Redner-Pool wird sich außerdem durch den Gang online erweitern, da Sie jetzt aus den verschiedensten Locations und Ländern Personen einladen können.

Der letzte sehr große Vorteil von virtuellen Events ist, dass Sie den Mitschnitt auch in Zukunft für Ihr Marketing nutzen können. Zum Beispiel in einer gekürzten Fassung als On-Demand-Video. Oder Sie ziehen einzelne Zitate, kurze Video-Clips und Inhalte für Blogartikel aus dem Mitschnitt heraus. So füllen Sie Ihre Medien-Kanäle und sorgen für Engagement und weitere Leads.

Lassen Sie uns als nächstes darüber sprechen, wie Sie ein virtuelles Event veranstalten können.

Mit diesen Tools und Programmen veranstalten Sie Events online.

Bei der Wahl der Event Plattform, dem Tool oder dem Programm kommt es darauf an, was und in welchem Umfang Sie vorhaben.

Möchten Sie zum Beispiel nur ein kurzes virtuelles Event durchführen? Planen Sie eine ganze Konferenz online oder eine Serie an Webinaren?

Entscheidend sind vor allem diese Faktoren:

  • Soll das Event öffentlich für jeden zugänglich sein oder in einem geschlossenen Bereich?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie? Ist die Teilnehmerzahl begrenzt?
  • Wie oft soll das virtuelle Event stattfinden?
  • Was ist Ihr Budget?
  • Benötigen Sie fortgeschrittene Funktionen, wie virtuelle Messestände, abgegrenzte Bereiche oder Interaktionsmöglichkeitn mit dem Publikum?
  • Was haben Sie mit dem Mitschnitt vor, wenn das Event vorbei ist?
  • Welche Möglichkeiten der Datensammlung und -aufbereitung benötigen Sie, um die Teilnehmer und registrierten Personen zu analysieren?

Wir zeigen Ihnen im Folgenden Tools zu drei Preiskategorien, beginnend mit der niedrigsten.

Ein Online Event Tool für den Anfang.

Das Tool, was wir Ihnen jetzt zeigen, kennen Sie wahrscheinlich bereits: Zoom. Es wird sowohl privat als auch geschäftlich gerade für viele Videotelefonate genutzt.

Zoom kann aber auch als Webinar oder virtuelle Event Software verwendet werden!

Sie bieten eine Integration mit Facebook Live und YouTube Live, um über diese Kanäle live Ihr Event laufen zu lassen.

Mike Hobbs erklärt, wie Sie Zoom auf Facebook live streamen.

Was Sie selber in die Hand nehmen müssen, sind, die Anmeldungen für das Event, die Kommunikation und Interaktion mit den Teilnehmern, sowie später die Veröffentlichung des Mitschnitts.

Virtual Event Programme für ein moderates Budget.

Einen Schritt weiter gehen BigMarker, HeySummit und Hopin. In dem folgenden Video erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen von BigMarker.

Erhalten Sie einen Einblick in das Programm BigMarker in diesem Review von ActiveGrowth.

Die drei erwähnten Programme ermöglichen unbegrenzte Teilnahmen, ermöglichen Feedback und Interaktionen während dem Event und vereinfachen den Registrier-Prozess.

Direkt zu Beginn des folgenden Videos sehen Sie außerdem, welche Funktionen für Roundtables und zum Face-to-Face netzwerken während einem Event möglich sind:

Hopin Community zeigt die Erstellung eines virtuellen Events mit Hopin.

Über die zwei Videos erhalten Sie bereits einen sehr guten Eindruck, dass die meisten virtuellen Events über diese Programme gut abbildbar sind.

Wird es eine Schiene aufwendiger und größer, sollten Sie einen Blick auf die folgende Software werfen:

Fortgeschrittene Software für virtuelle Konferenzen und Events.

Fortgeschrittene Programme für Online Events sind die von 6Connex, Intrado (zuvor INXPO) und ON24.

Teilnehmer starten bei der Event-Teilnahme ihr Erlebnis direkt in einer professionellen Eingangshalle. Das setzt den Ton für alles weitere, was kommt.

Es gibt später außerdem getrennte Bereiche zum netzwerken, die den persönlichen Touch von Präsenzveranstaltungen nachahmen.

Verschiedene Chat Eigenschaften und Räume erweitern die Möglichkeiten sich untereinander auszutauschen.

Hier erhalten Sie einen kurzen Einblick in die Features von ON24.

In dem Video oben sehen Sie, dass ON24 eine Plattform für Ihre on-demand Events liefert. Dort können sich Personen Mitschnitte und Videos aus vergangenen Online Events ansehen.

Zusätzlich ist es Ihnen möglich Landing Pages über die Software zu erstellen.

Die Daten der Besucher dieser Seiten, sowie der Teilnehmer der Online Events (wie gestellte Fragen und von wann bis wann sich jemand ein Webinar angesehen hat) sind aufbereitet in verschiedenen Dashboards auf der Plattform erhältlich. So können Sie potentielle Kunden auf deren Customer Journey gezielt begleiten.

Selbstverständlich können Sie die Plattformen mit Farben und Logo an das eigene Branding anpassen:

Intrado zeigen, wie Sie die Events auf Ihr eigenes Branding anpassen können.

Wenn es um Engagement der Teilnehmer geht, haben Sie außerdem die Möglichkeit je nach Software, Bereiche für Umfragen, Q&A, Social Media oder ein Fenster, um einen Termin zu buchen, einzurichten.

Die Produkte sind komplex. Erstellen Sie also am besten einen Katalog an verschiedenen Szenarien (Use Cases), die Sie abbilden wollen.

Anschließend überprüfen Sie, welcher Anbieter Ihre Bedürfnisse für die Online Events am besten abdeckt.

Der ganze Prozess von der Planung bis zur Durchführung und Nachbearbeitung sollte in etwa so aussehen:

So führen Sie das virtuelle Event zielführend durch.

Ihr virtuelles Event beginnt, wie gerade erwähnt, mit der Wahl der richtigen Plattform. Überprüfen Sie auch, ob Sie zwei Ihrer Favoriten testen können. Im Anschluss entscheiden Sie sich für das besser geeignete Programm.

Jetzt geht es an die Planung. Legen Sie einen Zeitpunkt fest und stellen Sie Kalendereinträge bereit.

Wenn Sie das Event nicht alleine durchführen werden, ist dies der Moment, Redner zu kontaktieren.

In Puncto Marketing, erstellen Sie am besten eine Landing Page zu dem Event. Diese fängt interessierte Personen auf und sorgt dafür, dass diese auch wirklich an dem Event teilnehmen wollen.

Auf der Landing Page, aber auch in Ihren Social Media Kanälen, können Sie außerdem ein Teaser Video anbieten.

Qideas präsentieren einen gelungen Trailer für ihr Q 2020 Virtual Summit.

Teilnehmer erhalten außerdem, sobald sie sich registriert haben, eine Reihe von E-Mails, die sie auf das Event einstimmen und neugierig machen.

Wenn das Event angelaufen ist, ist Ihre Arbeit in Sachen Engagement noch nicht getan. Nur weil jemand Ihnen gerade zuhört, heißt das nicht, dass er es auch in zehn Minuten tun wird.

Nutzen Sie die Features zu Interaktionen, die Ihre Event Software bietet. Stellen Sie Fragen, lesen Sie Kommentare aus dem Chat vor und interagieren Sie mit dem Publikum.

Sobald das Ende des virtuellen Events naht, bedanken Sie sich für die Teilnahme und platzieren einen Call-To-Action. Etwas, das die Person jetzt gleich, ohne viel Aufwand, durchführen kann.

Jetzt geht es an die Aufbereitung des Mitschnitts, damit möglichst viele Personen im Anschluss das on-demand Video ansehen werden. Kürzen Sie Pausen und unwichtige Stellen heraus. Wenn möglich bringen Sie das Video auf unter 30 Minuten oder teilen es in mehrere, kleinere Videos.

Mit einem Link zu dem Video und weiteren Informationen melden Sie sich jetzt noch bei den Teilnehmern per E-Mail.

Das fasst in etwa einen erfolgreichen Durchlauf eines Online Events zusammen.

Im Hintergrund erfolgt außerdem die Analyse der gesammelten Daten über die Teilnehmer. Hier können Sie ein besseres Bild von Ihrem Zielpublikum erhalten und künftige Marketingmaßnahmen zielführender gestalten.

Kommen wir jetzt abschließend noch zu ein paar Best Practices für die Online Events.

5 Tipps für Events online.

Haben Sie zum Beispiel schon über Goodie Bags nachgedacht oder darüber, wie Ihr Vertrieb das Event unterstützen kann? Lesen Sie hier mehr.

Zunächst geht es um die Inhalte:

#1 Inhalte, die die Aufmerksamkeit fesseln.

Ein virtuelles Event ist anders als eine Präsenzveranstaltung.

Der Teilnehmer kann jederzeit das Browserfenster minimieren, sich von Inhalten auf anderen Seiten, seinem Handy oder seiner Umgebung ablenken lassen. Sie sitzen nicht in dem gleichen Raum.

Sorgen Sie daher dafür, dass Ihre Inhalte auch wirklich relevant für die Zuschauer sind.

Wenn Sie weniger interessante Passagen einfügen, weil Sie etwas vermarkten möchten, überlegen Sie, wie Sie diese fesselnd rüber bringen können.

Sie kämpfen in jedem Moment um die Aufmerksamkeit des Publikums. Machen Sie nicht zu lange Pausen und sehen Sie zu, dass die Inhalte sitzen.

#2 Die Wahl der richtigen Redner.

Die richtigen Redner helfen Ihnen dabei, noch mehr Interessenten für das Online Event anzulocken. Wählen Sie Sprecher, mit der passenden Community aus.

Lassen Sie sich aber nicht ausschließlich von Titeln und Follower-Zahlen beeinflussen.

Wichtig für Redner ist auch, dass diese performen können. Finden Sie heraus, wie die Person sich vor der Kamera oder dem Mikrofon schlägt. Passt sie zu Ihrem Format? Das spielt auch wieder in den ersten Tipp mit ein. Nämlich, dass Sie das Publikum engagieren müssen.

#3 Kreieren Sie Momentum mit einem Event Trailer.

In Sachen Marketing und Vorbereitung des Events hilft Ihnen außerdem ein Video Trailer.

Eventuell haben Sie Material aus vergangen Events, Redner können Ihnen Clips zur Verfügung stellen, oder Sie nutzen Stock-Footage, um den passenden Trailer zu erstellen.

Ein Video kann viel einfacher als eine Textnachricht vermitteln, was auf die Teilnehmer zukommt und warum er unbedingt teilnehmen sollten.

#4 Lassen Sie Ihre Vertriebler das Event unterstützen.

Während dem Event sollte je nach Möglichkeiten nicht alles an einer Person hängen bleiben.

Beschäftigen Sie Vertriebler in Ihrem Betrieb? Falls ja, sollten diese auf jeden Fall an dem Event teilnehmen.

Bei Präsenzveranstaltungen sind diese auch anwesend, um mit den Kunden zu interagieren, subtil Informationen über diese zu sammeln und Produkte und Services zu verkaufen.

Das Online Event bietet genau die gleichen Möglichkeiten!

Je nach Software, werden Sie diese Face-To-Face Situationen nachahmen können. Falls Sie eine weniger aufwendige Plattform gewählt haben: Nutzen Sie die Chat-Funktion. Auch in einem Chat-Fenster mit allen anwesenden Personen, können diese die Teilnehmer engagiert halten und eine Beziehung aufbauen.

#5 Ein Goodie-Bag zum Schluss.

Zum Schluss sollten Sie über einen Goodie-Bag nachdenken!

Nicht umsonst liefern Präsenzveranstaltungen kleine Aufmerksamkeiten, Werbegeschenke und gutes Essen und Drinks.

Erstellen Sie ein virtuelles Paket, dass Sie zum Schluss der Veranstaltung für die Teilnehmer zugänglich machen.

Inhalte können zum Beispiel Templates sein, Takeaways von dem Event oder exklusive Online-Inhalte.

Falls relevant, können Sie auch darauf hinweisen, dass Ihre Geschenke wesentlich umweltfreundlicher als die klassischen Goodie-Bags sind.

Und das waren Sie auch schon, unsere Tipps für Online Events!

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Klicken Sie hier, für eine unverbindliche Anfrage zur Unterstützung für die Planung und Durchführung virtueller Events »

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