Die interne Kommunikation in Unternehmen verändert sich. Ausgelöst durch die Corona-Pandemie, findet eine digitale Transformation in den Büros der Welt statt. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei dieser Veränderung achten müssen, damit Ihr Unternehmen ideal digital kommuniziert.
Der Beginn des Wandels.
2020 breitete sich die Corona-Pandemie aus. Sie veränderte nicht nur, wie wir uns privat verhielten, sondern zog gleichzeitig mit in unseren Arbeitsalltag ein und stellte diesen einmal auf den Kopf.
Dabei wurden viele Unternehmen und Mitarbeitende unvorbereitet getroffen. Mitarbeiter:innen wurden schnell ins Home Office geschickt, Remote Work beantragt und Büros geleert.
Die neue Realität brachte neue Probleme mit sich. Mitarbeiter:innen konnten sich mit ihren Kolleg:innen nicht mehr bei einem Kaffee unterhalten. Recaps nach Meetings fielen weg und die kurze Abstimmung eines Termins wurde vergessen. Kurz gesagt, die interne Kommunikation kam ins Stocken.
Interne Kommunikation – Das Gespräch an der Kaffeemaschine.
Doch was genau stellt die interne Kommunikation eigentlich dar?
Interne Kommunikation ist jede Kommunikation, die in Ihrem Unternehmen stattfindet. Ob zwischen Manager:in, Mitarbeitenden oder Teammitgliedern. Sei es über E-Mails, Messenger-Dienste oder einfach in einem Meeting – auch gerne an der Kaffeemaschine.
Diese Kommunikation kann verbal, also über ausgesprochene Wörter, als auch nonverbal, also über Gesten, Taten und Mimik geschehen.
Jeder dieser Kommunikationsschnipsel wird durch Kommunikationskanäle getragen und folgt einer übergeordneten Kommunikationsstrategie, um die firmeneigenen Ziele zu erreichen.
Diese Ziele sind in diesem Zusammenhang genauso unterschiedlich wie die Kommunikationsstrategie selbst. Informationen werden weitergegeben, Dialoge gehalten, Wissen transferiert und die Belegschaft motiviert.
Besonders in den Zeiten großer Unsicherheit, Stichwort Corona, kann eine gut funktionierende und vernetzte interne Kommunikation dabei helfen, den Teamspirit zu stärken und Motivation in den Arbeitsalltag zu bringen.
Und auch davor macht die Digitalisierung keinen Halt. Sie rennt geradewegs Richtung Zukunft des internen Informationsaustauschs und das mit einem großen Sprung während der Pandemie.
Der digitale Wandel der internen Kommunikation.
Und wie sieht der Status Quo der digitalen, internen Kommunikation heute aus?
Vergessen und in die Ecke gestellt, musste sich die interne Kommunikation häufig vor ihrer großen Schwester, der externen Kommunikation, verstecken. Denn in der Regel war es wichtiger, mit den Kund:innen zu reden, als auf die eigenen Mitarbeiter:innen zuzugehen.
Informationen wurden in einem kurzen Nebensatz erwähnt oder im Best Case per E-Mail kommuniziert. Oft wusste der Personaler nicht, was in der Marketingabteilung passiert. Die IT-Beraterin nicht, was den Controller beschäftigt und so weiter.
Und dann traf die Digitalisierung, befeuert durch Corona, die Unternehmen. Der Fehler, die interne Kommunikation zu belächeln, wurde schnell aufgedeckt. Denn auf einmal waren die Büros leer und Remote Work angesagt.
Ein Wissensvakuum bildete sich und viele Informationen gingen schlicht verloren.
Dabei kann dieses Wissensvakuum ohne Probleme durch eine unternehmenseffektive und informative interne Kommunikation gefüllt werden. Fragezeichen aus den Köpfen der Mitarbeitenden radiert und Probleme zu Chancen gemacht werden.
Zugleich wird hierbei nur zu gerne vergessen, dass die Digitalisierung der internen Kommunikation mit ihrem enormen Potenzial dabei helfen kann, Ihr Unternehmen zu verbessern – treten Sie ihr also mutig entgegen.
Sie ist nicht nur schneller, sondern bietet auch viele Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter:innen auf einem unkomplizierten, interessanten Weg am Unternehmensalltag teilhaben zu lassen.
Ob per App, Intranet oder Messenger. Für jedes Unternehmen gibt es die richtigen Tools, um Ihre Kommunikationsstrategie auszuführen und Ihr Unternehmen im digitalen Wandel zu unterstützen. Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen.
Die richtigen Tools für Ihre interne Kommunikation.
Der Markt der Tools für interne Kommunikation wird in der heutigen Zeit geradezu von Anbietern überschwemmt.
Einige sind dabei sinnvoller als andere. Wir stellen Ihnen drei der gängigsten Tools vor, die auch Ihrem Unternehmen helfen, der Herausforderung der digitalisierten internen Kommunikation Herr zu werden:
Social Intranet: Ein geschlossenes Computernetzwerk, ähnlich einer firmeneigenen Social-Media-Plattform, in welcher sich Mitarbeitende austauschen, Neuigkeiten verbreiten oder Events geplant werden können. Ein Intranet ermöglicht eine einheitliche und transparente Quelle der internen Kommunikation.
Messenger-Apps: Die bekanntesten Beispiele dafür sind wahrscheinlich Slack oder Teams. Mitarbeitende können in diesen Direktnachrichten verschicken, auf Inhalte reagieren, themenbasierte Channels eröffnen und Videoanrufe starten. Die Kommunikation in Echtzeit sorgt für einen schnellen und spaßigen Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen.
Mitarbeiter:innen-Apps: Ob der Kantinenplan, die Urlaubsbuchungen oder das Ausfüllen von Dokumenten. Mitarbeiter:innen Apps können von Ihrem Unternehmen für viele Aufgaben verwendet werden und lassen sich nahezu nahtlos in die interne Kommunikation und den digitalen Alltag einbinden.
Die wichtigsten digitalen Medien für die interne Kommunikation – die Studie der EHI zeigt sie auf.
Suchen Sie sich ganz gezielt aus, welche Tools Ihre Kommunikationsstrategie im Unternehmen am besten ergänzen und scheuen Sie sich nicht, auch die Meinung Ihrer Mitarbeiter:innen einzuholen.
Die richtigen Werkzeuge haben wir nun besprochen. Die besten Tipps, um Ihnen beim Start der internen Kommunikation 2.0 zu helfen, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengetragen.
#1 Eine Strategie muss her.
Achten Sie darauf, eine klare Strategie für Ihre digitale interne Kommunikation zu haben. Seien Sie sich bewusst, welche Kanäle Sie verwenden wollen und welche sich für Ihre Zielsetzung nicht eignen.
Stellen Sie sich der Frage: Wer soll welche Information zu welcher Zeit an welchem Ort abrufen können. Um diese Informationen herum lässt sich einfach ein solides Kommunikationsnetzwerk aufbauen.
Verwenden Sie zu viele Kommunikationskanäle, kann dies dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich schnell verwirrt fühlen. Dahingegen sorgen gezielte und ausgesuchte Tools dafür, dass der Informationsfluss einer klaren Struktur folgt.
Weiter ist es essenziell, dass Sie bei der Wahl Ihres Messenger-Dienstes im Unternehmen darauf achten, dass dieser Ihrem Team erlaubt, klar ihr Arbeitsleben von ihrem Privatleben zu trennen. Apps wie WhatsApp oder Instagram sollten Sie dabei vermeiden.
Fresenius zeigt wie's geht - Fred, das Intranet von Fresenius.
#2 Als Führungskraft mit gutem Beispiel voran.
Auch an der Chefetage geht der digitale Wandel nicht spurlos vorbei. Die richtige Teamführung aus dem Home Office wird wichtiger denn je.
Eine Studie von 2021 zeigt, dass drei von vier Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, weniger Kontakt mit der Führungsetage haben. Dabei wäre der Kontakt in der jetzigen Zeit besonders wichtig, um die Stimmung und das Engagement hochzuhalten.
Eine Ihrer Aufgaben ist es nun, mit der Kommunikation zu beginnen. Nutzen Sie Ihre neugewonnen Tools. Die aktuellen digitalen Möglichkeiten der Kommunikation bieten es besonders an, Ihre Angestellten miteinzubeziehen.
Auf digitale Inhalte wie Posts über Ereignisse, Bilder von Produkten oder Eventvideos kann von Ihren Mitarbeiter:innen reagiert oder direkt Feedback in Form einer Antwort gegeben werden. Die simplen Reaktionen und die Kommentare sorgen dafür, dass jeder in Ihrem Unternehmen eine Stimme bekommt.
Ein Imagefilm von TeamViewer - Unternehmenswerte einfach aufzeigen.
Auch das Medium Video sollte nicht übersehen werden. Ein Imagefilm kann Ihren Mitarbeitenden genau aufzeigen, was das Unternehmen eigentlich bietet und gibt Neuankömmlingen einen perfekten Unternehmensüberblick.
Freunden und Familie kann damit veranschaulicht werden, wo Ihre Marke zum Einsatz kommt und welche Probleme Ihr Unternehmen löst.
Vor allem aber können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen in diesen Produktionen zu Wort kommen und Ihre ganz eigenen Werte transportiert werden.
#3 Die Trends stets im Blick haben.
Zeigte die Pandemie und die damit einhergehende Umstellung auf Home Office gut auf, wie Trends häufig verschlafen wurden, so müssen Sie sich darauf vorbereiten, Ihr Unternehmen ab sofort kontinuierlich an die Entwicklung anzupassen.
Was die Zukunft bringt, ist hierbei noch nicht vollständig abzusehen. Trends sind häufig schnell und schnelllebig. Achten Sie in Ihrem Arbeitsumfeld auf Veränderungen und reagieren Sie proaktiv.
Einen aktuellen Trend stellt beispielsweise die Vorstellung des eigenen Unternehmens auf Sociale Media Plattformen wie Instagram oder TikTok dar. Wie Sie Ihr Unternehmen effektiv und einfach auf TikTok platzieren, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Zalando zeigt sich auf TikTok – und gibt seine Unternehmenswerte damit auch öffentlichkeitswirksam an seine Mitarbeiter:innen weiter.
Informationen und Inhalte Ihres Unternehmens in Form eines Videos zu verpacken, stellt schon seit mehreren Jahren einen Trend dar. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und können den Vertrauensaufbau als auch den Informationsaustausch fördern.
#4 Kontinuität ist ausschlaggebend.
Es reicht nicht nur die neusten Trends zu erkennen und dann einzuführen. Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen Kommunikation, auf welche sie sich verlassen können. Kontinuität schafft Vertrauen, besonders zwischen der Führungsebene und den Mitarbeiter:innen.
Die Verschiebung der internen Kommunikation in das Digitale kann Ihnen bei diesem Schritt sogar helfen. Setzen Sie wöchentliche Meetings an und lassen Sie sich rechtzeitig an diese erinnern.
Erstellen Sie jede Woche Beiträge über ein Ereignis in Ihrem Unternehmen oder bitten Sie Ihre Mitarbeiter:innen, Wochenereignisse, seien es private oder firmeninterne, in einem Chat zu posten.
Werden Sie kreativ mit Ihrer internen Kommunikation und bauen Sie verlässliche Kommunikationswege auf, so schaffen Sie eine Basis des Vertrauens.
Stoffbase Webinar – Wirkungsmessungen für die interne Kommunikation.
#5 Keine Angst vor Feedback.
Das wichtigste ist jedoch, dass Sie sich Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen einholen. Egal ob per Umfrage, Direktnachrichten oder einfach Face-to-Face.
Richtig Feedback geben – Christine von der Harvard Business Review zeigt den Weg.
Ihre Mitarbeiter:innen werden tagtäglich die Tools zur internen Kommunikation nutzen und wissen bestens darüber Bescheid, was dabei funktioniert und was vielleicht verändert werden muss.
Bitten Sie Ihre Benutzer:innen aktiv um Feedback. So können Sie die interne Kommunikation von beiden Seiten richtig nutzen.
Fazit
Wie fundamental die interne Kommunikation, besonders in der jetzigen Zeit ist, bringt Andreas Lehmann, Head of Public Realtions bei Jägermeister, mit seinem Appell an Unternehmen präzise auf den Punkt:
„Austausch und Dialog in Unternehmen sind die Basis für jeden Erfolg und jede Kultur. Die katastrophale Krise, die die ganze Welt heimsucht, hat dies nochmal sehr deutlich gemacht. Unternehmen, denen es gelingt, auch in Zeiten von flächendeckendem Home Office eine integrierte, dialogorientierte und umfassende interne Kommunikation hinzubekommen, werden nicht nur während der Pandemie, sondern auch danach massiv von den kommunikativen Anstrengungen profitieren – geschäftlich ebenso wie kulturell. Die Corona-Krise hat die Bedeutung und den Einfluss der internen Kommunikation nochmals verstärkt.“
Und die Moral von der Geschicht?
Gehen Sie mit den Trends und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Veränderung. Natürlich gibt es Risiken durch den neuen Trend der internen Kommunikation. Doch Sie sollten vor allem die Chancen für Ihr Unternehmen betrachten, Ihre Mitarbeitenden näher zusammenzubringen.
Schaffen Sie Kanäle, auf denen sich die Mitarbeiter:innen wohlfühlen – dabei steht Ihnen eine große Auswahl an Tools bereit. Gehen Sie als Führungspersönlichkeit mit einem guten Beispiel voran und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen, die neuen Möglichkeiten der Kommunikation zu nutzen.
Seien Sie sich über die Trends der internen Kommunikation bewusst und hinterfragen Sie kontinuierlich, ob Sie auf dem richtigen Weg für Ihre Kommunikationsstrategie sind. Holen Sie sich dazu Ihre Mitarbeitenden ins Boot und lassen Sie sich Feedback von den Personen geben, die Ihre Kommunikation betrifft.
Kommunizieren Sie in Ihrem Unternehmen den nächsten Schritt in die digitale Zukunft! Brauchen Sie dabei Hilfe?
Möchtest du erfolgreicher sein?
Erreiche deine Ziele per Video – lass uns reden!